Приложение 1. Состав элементов описания документов в БД комплектования (АРМ Комплектатор)

Navigation:  АРМы > АРМ Комплектатор > Приложения АРМа Комплектатор > Приложение 1. Состав элементов описания документов в БД комплектования (АРМ Комплектатор)

Документ  Книга содержит следующие данные:

•Элементы Данных (ЭД) БО одного издания—единицы заказа (однотомного издания, тома многотомника или нескольких томов, заказываемых как одно целое (при поступлении издания его БО будет откорректировано каталогизатором)),

•сведения о заказе (организация, в которую направлен заказ, номер и дата заказа, общее число заказанных и полученных экземпляров),

•сведения о заказе/поступлении экземпляров (место хранения экземпляра (филиал, отделение), факт получения (статус экземпляра), инвентарный номер, а также идентификатор партии книг, в которой поступил данный экземпляр (им служит номер записи в КСУ и номер акта Инвентарного учета (ИУ))).

 

Документ Периодическое издание содержит следующие данные:

•краткие ЭД БО периодического или сериального издания (журналов, газет и других изданий, все выпуски которых выходят нумерованными и не имеют частных заглавий) и кодированную информацию (вид издания и периодичность);

•сведения о подписке его на очередной подписной период (квартал, полугодие, год): подписной индекс (с учетом использованного каталога), цена комплекта (в рублях или валюте) и доставки на подписной период, число экземпляров, заказываемых по каждому адресу для различных подразделений (филиалов, отделений);

•сведения о подписке издания за прежние подписные периоды;

•сведения о подписке издания в комплекте с другими изданиями.

 

Документ Организация содержит следующие данные:

•реквизиты издающих, распространяющих и книготорговых организаций, в которые направляется заказ  на книги;

 

Документ Заказ содержит следующие данные:

•сведения о предварительном заказе книг в данной организации;

•сведения о переговорах, предшествующих  оформлению заказа;

•сведения об исполнении заказа (при этом отслеживаются только данные об общем числе заказанных и полученных экземпляров и соответствующих суммах, а сведения об отдельных экземплярах (их направления, факт получения и инвентарные номера) отслеживаются в документе-книге);

 

После ввода сведений о заказе во все заказываемые БО, суммарная запись автоматически пополняется сведениями о количестве заказанных наименований и экземпляров. В случае несовпадения вычисленных и введенных  данных, в окне просмотра будет выдано соответствующее сообщение.

 

Документ Адресат подписки (адресат заказа на подписку) содержит следующие данные:

•код, наименование подразделения (филиала, отделения), используемые как поисковые признаки документа—АДРЕСАТА ПОДПИСКИ;

•краткие и полные данные адреса (куда) и адресата (кому), используемые непосредственно при подготовке выходной формы — абонементной карточки (соответственно для частей АБОНЕМЕНТ и ДОСТАВОЧНАЯ КАРТОЧКА); они вводятся как повторяющиеся поля соответствующей длины.

 

Документ Запись КСУ поступлений содержит следующие данные для партии документов (книг, журналов), поступившей от источника:

•номер записи в КСУ поступлений (последовательные номера в пределах года присваиваются с помощью системы ИРБИС);

•номер акта (при использовании в Библиотеке индивидуального актового учета); последовательные номера присваиваются также с помощью системы ИРБИС; при этом переменная часть номера должна начинаться либо после буквы, либо после символа «/», либо номер должен состоять только из цифр (в частности, может быть применена структура идентичная КСУ, либо по типу  «А1998/24»); возможен вариант, когда одной партии (одному номеру КСУ) соответствует несколько актов ИУ;

•дата записи (дата поступления партии книг), она автоматически будет перенесена в данные для соответствующих экземпляров книг;

•сведения из сопроводительного документа (его номер, источник комплектования (код организации), число наименований и общее число поступивших экземпляров книг, сумма).

 

После ввода в БД сведений обо всех экземплярах из поступившей партии книг запись КСУ поступлений в режиме пополнения КСУ, пополняется сведениями о распределении партии книг по направлениям (число наименований, экземпляров и общая сумма по каждому виду литературы), по видам документов, разделам знаний, языкам основного текста.

 

Документ Запись КСУ выбытия содержит следующие данные:

 

•номер записи в КСУ выбытия (последовательности букв и цифр, образующих номера, структура которых определяется пользователем; они присваиваются с помощью системы ИРБИС);

•дата записи (дата выбытия партии книг (журналов)); вместе с номером записи в КСУ выбытия автоматически будет перенесена в данные для соответствующих экземпляров книг БД каталога;

•сведения из сопроводительного документа (его номер, причина списания, место хранения).

 

•номер акта передачи (последовательные номера произвольной структуры, которая определяется пользователем, присваиваются с помощью системы ИРБИС); автоматически будет перенесен в данные для соответствующих экземпляров книг(журналов) БД ЭК;

•дата записи (дата передачи части книг(журналов) из партии выбытия).

•вид передачи(для журналов)

•старое место хранения журнала

•номера комплекта номера журнала

•новое место хранения(для книг)

•число передаваемых экземпляров

 

После ввода в БД каталога сведений о выбытии всех экземпляров книг (журналов) данной партии и передачи части из них в другие подразделения Библиотеки запись КСУ выбытия  пополняется (специальной программой). В эту запись вводятся сведения о количестве наименований, экземпляров, сумме списания для подразделения Библиотеки, в котором зарегистрировано выбытие, о количестве наименований и экземпляров, переданных в другие подразделения, о количестве экземпляров, требующих доукомплектования, а также итоговые данные для книг(журналов), исключенных из фонда Библиотеки (число наименований и экземпляров, сумма).

 

Документ Запись Итоговая КСУ  содержит следующие сведения:

•Дата, на которую подсчитываются данные состояния фонда. Имя итоговой КСУ произвольное, поле даты обязательно

•Источник комплектования в виде кода организации

 

Документ   План на ГОД  содержит следующие сведения:

•год

•плановые данные комплектования по любым периодам времени данного года (месяц, квартал, полугодие, год);

•образ выходной формы (таблицы), причем наполнение (образ) формы каждый  Пользователь может определить самостоятельно.

 

На основе данной записи Пользователь может получать выходные табличные формы типа «План-отчет» за любой указанный период времени, в котором данные плана (из записи) будут автоматически сравниваться с реальными данными выполнения (по записям КСУ).

 

Документ   Итоговая запись подписки содержит следующие сведения:

•распределения наименований, комплектов и экземпляров изданий, подписанных на последний период, по адресатам подписки, полученные в результате  пополнения записи КСУ

 

В каждой из задач комплектатора (заказ, поступление, выбытие, подписка,)  в области ПОИСК можно найти документы по словарям, соответствующим каждой из задач (в БД комплектования или в БД каталога), просмотреть их, просмотреть связанные записи и передать отмеченные записи на дальнейшую обработку — корректуру, печать, перенос в БД каталога и другие специальные функции.

 

---

См. также: