Ввод новой записи «БО издания»

Navigation:  АРМы > АРМ Комплектатор > Подписка > Ввод новой записи «БО издания»

Для ввода нового описания периодического издания удобно перейти на корректировку по кнопке «Новая запись – БО издания» (или по соответствующей опции меню ПОДПИСКА), тогда сразу буден подан нужный РЛ ввода – OJK. Ввести библиографические данные, кодированную информацию и сведения о первом заказе на подписку.

 

При вводе нужно обратить внимание на следующие элементы данных (ЭД):

•«ЗАГЛАВИЕ для ЗАКАЗА» заполняется в том случае, если оно отличается от ЭД «ОСНОВНОЕ ЗАГЛАВИЕ» (например, уточнение заглавия путем указания места издания, форма приведения сведений о серии или другие формы, принятые в подписном каталоге и отличающиеся от правил составления БО). В выходные документы подписки приоритетно выводится заглавие для заказа, а при его отсутствии — основное заглавие и другие сведения к заглавию;

•«ВИД ДОКУМЕНТА» (газета, журнал — вводится с помощью меню) в области «Кодированной информации» должен быть заполнен обязательно;

•«ПЕРИОДИЧНОСТЬ» (кодовое и числовое значения вводятся одновременно с помощью меню) в области «Кодированной информации»;

•«ШИФР ИЗДАНИЯ» для периодических изданий (журналов, газет) имеет особенно важное значение, поскольку им определяется связь всех номеров (выпусков) издания. Если при работе по традиционной технологии в Библиотеке не используется система шифровки журналов и/или газет, то при переходе на автоматизированную обработку РЕКОМЕНДУЕТСЯ присваивать изданию ШИФР, состоящий из первой буквы первого слова заглавия и порядкового номера (сквозного для этой буквы).

В противном случае

Для упрощения работы комплектатора по присвоению шифров по предлагаемому варианту,  комплектатору предоставляется возможность ввода через сортированный словарь шифров, по которому можно определить уже введенный ранее в БД максимальный номер для буквы, соответствующей заглавию обрабатываемого издания; кроме того, ЭД «ШИФР» проверяется на дублетность.

 

 

Для оформления подписки в первый раз необходимо заполнить следующие ЭД:

•«Период подписки» (обязательный ЭД): ввести с помощью меню (кнопка со стрелкой или клавиша <F2>) обозначение интервала и затем заполнить 4 цифры года подписки (заменив ими четыре точки); определены следующие периоды подписки: год, полугодие, квартал, нестандартный период, определяемый начальным и конечным месяцами;

•«Индекс подписки» (обязательный ЭД); проверяется на дублетность;

•«Цена комплекта» (обязательный ЭД); при его отсутствии в выходных документах будет поставлено нулевое значение;

•«Цена доставки» комплекта (ЭД не обязательный);

•«Заказ по подразделениям» — повторяющееся поле, обязательное; вводится с использованием вложенного РЛ (нажатием клавиши <F2> или кнопки с тремя точками); содержит следующие ЭД:

•«Адресат» и общее число экземпляров, доставляемых по его адресу (повторяющийся ЭД);

•«Получатель» и число экземпляров, заказанных для него (повторяющийся ЭД);

Заполнение поля «Заказ по подразделениям» различно в зависимости от того, будет ли производиться ДОСТАВКА (адрес, указываемый в выходных документах подписки) непосредственно в подразделения, для которых осуществляется подписка, либо ДОСТАВКА производится для всех или части подразделений по ОБЩЕМУ адресу:

•в 1-м случае, когда Адресат сам является единственным Получателем, заполняются только столбцы 1 и 2 — ЭД «Куда (Адресат)» и «Комплектов — всего»;

Примечание: ЭД «Адресат» (точнее, код адресата) вводится через словарь, поэтому его данные должны быть заранее введены в БД; каждый Адресат вводится как отдельное повторение поля;

•во 2-м случае, когда по адресу одного Адресата поступают издания для нескольких Получателей, заполняются столбцы 1, 2 (как описано выше) и дополнительно для каждого Получателя — столбцы 3 и 4: ЭД «Для кого (отдел)» и «Число комплектов в отдел»; при этом ЭД «Получатель» (точнее, его код) вводится с использованием меню (по клавише <F2> или кнопке со стрелкой); Адресат, являющийся одним из Получателей, должен также присутствовать в этом меню (MHR.MNU).

Примечание: Каждый Получатель (начиная со второго) вводится как отдельное повторение поля, при этом сведения об Адресате вводятся только в первом из них, так что с каждым Адресатом может быть связан набор полей Получателей (без дополнительного заполнения сведений об адресате).

•Статус «C» или «U», если получатель — отделение ЦБС или ВУЗ (экземпляры БИУ); в этом случае при передаче в БД каталога  сведения о заказе для этого получателя будут передаваться одной строкой без формирования полей для каждого экземпляра;

Примечание: Поскольку статус «U» предназначен для многоэкземплярной литературы, а периодика для ВУЗ выписывается единичными экземплярами, то статус «U» использовать НЕ рекомендуется.

•Канал поступления (источник заказа) — заполнять, если экземпляры данного Получателя будут поступать от поставщика, отличного от указанного в общем поле 59;

 

При вводе данных в поле «Заказ по подразделениям» рекомендуется использовать режим «мультиввода в повторяющиеся поля». При такой, более наглядной, форме ввода легче выполнить требования к заполнению поля — столбцы 1 и 2 (Код Адресата и общее число экземпляров) заполняются для каждого Адресата однократно (только в 1-м повторении поля), а в части «Получатель» (столбцы 3,4,5,6) для каждого Получателя (начиная со 2-го) вводится новое повторение поля;

Примечание: Данные столбцов 1 и 2 используются при подготовке выходных документов подписки, данные столбцов 3 — 6 переносятся в электронный каталог.

•Технологический путь каждого экземпляра (если он не поступает сразу по месту хранения):

•Номер экземпляра;

•Пункты (от одного до пяти) «Технологического пути» (ТП) каждого экземпляра, которые вводятся через меню.

•Валюта - вводится с помощью меню; необязательный ЭД;

•Поставщик (источник заказа) — используется, в основном, при работе с зарубежными изданиями;

•Примечание к заказу - состоит из следующих (необязательных) подполей:

•каталог (если не РОСПЕЧАТЬ) вводится через словарь, его данные должны быть заранее введены в БД,

•признак отказа от подготовки «Доставочной карточки»;

•прочие примечания (для информации).

 

---

См. также:

Передача документов в БД каталога

Групповой ввод повторяющихся элементов данных (Каталогизатор)