EVENT  -   База Данных библиотечных мероприятий

Navigation:  Основные сведения > Информационное обеспечение >

EVENT  -   База Данных библиотечных мероприятий

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

В этом разделе:

РЛ Plan – Описание Плана мероприятий

РЛ   Event – Описание мероприятия

Оперативные Режимы

Поисковые словари

Справочники-меню, специфические для БД EVENT

 

Общая характеристика БД

Мероприятия, описываемые в БД,  различаются:

- по категории (Встреча, Выставка, Кинопроект, Конференция, Концерт, Лекция, Другое)

- по виду  - каждой категории соответствуют конкретные «текстовые» виды,  например, категория «Встреча» включает виды «Вечер памяти», «Круглый стол», , «Семинар», «Вебинар» и др.

- по характеру:

- Постоянное (несколько лет),

- Длительное (в пределах года),

- Краткосрочное (в пределах одного месяца),

- Однодневное,

- В рамках цикла мероприятий

- по статусу (завершено, отменено, перенесено)

 

Характер мероприятия

Характер мероприятия определяет формирование терминов поиска, связанных с текущей датой, таких как:

Мероприятия текущего месяца (названия и даты по дням)

До окончания осталось (дней)

Завершается сегодня (Названия)

Завершенные мероприятия (названия и даты)

Планируемые мероприятия (названия и даты)

 

 Внимание:

Для того чтобы подобные словари были корректны относительно текущей даты, необходима ежедневная их актуализация - ежедневное (ночное, начиная с 00 часов) создание словаря заново.

 

 

 

Примечание. Все кодированные ЭД, которые вводятся в документы из справочников-меню, специфических для БД EVENT, представлены в Таблице (см. ниже). Эти справочники НЕ гостированные, расположены в директории БД и могут корректироваться Пользователем. Кроме этих, используются справочники-меню, общие для всех БД системы ИРБИС, которые находятся в директории Deposit.

 

 

Виды записей

Объектом описания (Документом БД) могут быть записи двух видов:

План мероприятий (РЛ Plan.ws)

Мероприятие (РЛ Event.ws)

 

Записи Мероприятий  "привязаны" к записи соответствующего Плана (связь взаимная).

Это может быть план на какой-то период времени, либо план проведения мероприятий по какой-либо теме, либо план проведения мероприятий, связанных с определенной датой, например, введенной в БД КЗД и т.д.

 

Технология

 

РЛ Plan – Описание Плана мероприятий

Предполагается, что первоначально вводится запись Плана.

РЛ Plan содержит краткие данные: название Плана, шифр записи Плана в БД, Аннотация,  Коллектив,  Содержание (пункты плана мероприятий).

Предусмотрена возможность связи с БД КЗД.

 

903: Шифр

Шифр (поле 903) строится автоматически в виде «PL-<случайное пятизначное число>».

 

330: Строка пункта плана - поле 330 (РЛ 330_mer_plan.wss)

содержит данные о планируемом мероприятии. Часть из них (название, даты начала и конца мероприятия, место проведения, ответственный за выполнение) не требуют пояснения. Другие – описаны ниже:

Категория мероприятия (справочник 900aKat.mnu\\2) - обязательный ЭД, который будет включаться в шифр новой записи мероприятия

Ввод из БД KZD – ввод через словарь заглавий БД KZD, имеет смысл, когда, например, составляется план мероприятий по празднованию юбилея, описанного в БД KZD,

№ пункта плана. Это поле является обязательным – оно используется для привязки мероприятия к соответствующей строке поля 330 (пункту плана, дальше П/п). Номер может иметь иерархическую структуру в случае, когда выделяется определенная группа пунктов (например, 1 - постоянные выставки; 1.1, 1.2 - конкретные данные об этих выставках). Этот ЭД (№ пункта плана) имеет важное значение в технологии "привязки",  он не зависит от порядкового номера поля и не должен меняться после "привязки" к соответствующей записи Мероприятия.

Число мероприятий. Предполагается, что план мероприятий (на период или по теме, или др.) может быть разной степени проработки - так, возможно, что  обобщенный пункт плана может содержать лишь число планируемых на определенный срок мероприятий (например, встреч шахматного клуба), содержание которых прорабатывается по мере деятельности клуба.

 

Оперативные режимы

Проработан процесс интерактивной регистрации посещений – оперативные режимы предусматривают регистрацию читателей библиотеки (персонально - по ШК или радиометке), а также организованных групп, отдельных посетителей и неорганизованных групп. В формате показывается число посетителей текущего дня и общее число посетивших данное мероприятие.

 

Оперативные режимы при работе с документом ПЛАН

При выполнении оперативных режимов используется параметр серверного INI-файла SEXPTOFORMAT секции MAIN. При его включении (1) будет выполняться подсветка пункта плана при выполнении перехода «мероприятие-план». По умолчанию параметр выключен.

При работе с документом ПЛАН работают следующие «оперативные режимы» (ОР), которые упрощают переходы между связанными документами. Они реализуются с помощью кнопок, которые автоматически появляются на «всплывающих» формах.

 

 

Кнопка «Все записи» позволяет перейти к уже созданным записям мероприятий данного плана.

Кнопка «Новая запись» позволяет создавать записи Мероприятий из строк пунктов плана. При нажатии этой кнопки в РЛ опроса открывается список пунктов плана. Можно создавать сразу несколько записей мероприятий, отметив их в списке. В РЛ опроса вводятся порядковые номера пунктов. В новую запись будут перенесены данные о самом плане (шифр записи) и данные из соответствующего пункта плана, включая нумерацию, введенную Пользователем.

 

После нажатия кнопки «ввод» появляются новые кнопки ОР: «Перейти к новым (<число новых>)» и кнопка «Х».

Первое из них будет видно до тех пор, пока не будет удалено нажатием кнопки «Х» (нажатие этой кнопки приводит к удалению из записи Плана служебного поля 933, содержащего шифры новых записей, созданных в последнем сеансе, – см. поле 933 на закладке «Технология»).

 

 

При создании новых записей мероприятий

При создании новых записей мероприятий нужно отметить следующие возможные  варианты:

 

Вариант 1.

В нумерации П/п введена иерархия (т. е. есть пункты с номерами типа 1,  1.1, 1.2  и т. п.)  и при этом П/п с номером без точки (заголовок раздела) не описывает конкретного мероприятия. При создании новых записей мероприятий из П/п 1.1 и 1.2 название заголовка раздела будет вводиться как дополнение к названию мероприятия (поле 972) .

 

Вариант 2.

В П/п с номером без точки (т.е. в заголовок раздела) введено число предстоящих мероприятий. В таком варианте будет создано соответствующее число записей-«заготовок» мероприятий, у которых в поле Название (см. ниже - поле 972^а) будут стоять  «???», название раздела будет введено в качестве дополнения к заглавию (поле 972^в), но у них будут свои оригинальные шифры, будет поле связи с записью Плана, и они будут готовы для дальнейшего пополнения. Эти записи включаются только в словарь «необработанные».

Примечание  Если подполе «Число» не заполнено, П/п без точки в номере воспринимается как обычная строка планируемого мероприятия.

 

Во всех случаях Код Категории мероприятия должен быть заполнен обязательно в строке П/п, он переносится в запись мероприятия и включается в шифр новой записи.

В строках П/п, для которых уже созданы записи Мероприятий, формируется об этом отметка - ссылка – «см.(<число записей>)». Переход от записи Плана к конкретной записи/записям пункта – по этой ссылке

 

При просмотре запись Плана представлена в виде таблицы, состоящей из пунктов. Пользователь может определить максимальное число строк таблицы (число П/п), которое выводится в основной формат просмотра. При превышении этого числа таблица может быть выведена в новом окне. Это максимальное число (по умолчанию 10) можно вводить в поле 905 (на закладке Технология)

Крайний справа столбец «Число ссылок» содержит ссылку на соответствующие записи мероприятий.

 

Когда запись Плана показывается в результате перехода от записи Мероприятия соответствующая строка П/п выделяется цветом и размером шрифта (только при переходе в Оперативном Режиме).

Для снятия в дальнейшем этого выделения служит кнопка ОР «Х», расположенная слева и появляющаяся только в описанном варианте (нажатие этой кнопки приводит к удалению из записи Плана служебного поля 932, содержащего №П/п, к которому был последний переход от записи Мероприятия в ОР – см. поле 932 на закладке «Технология»).

 

 

 

РЛ   Event - Описание мероприятия

РЛ Event состоит из 8 страниц (закладок):

1. Общее описание мероприятия (даются пояснения к полям 972, 900, 30)

2. Встреча/Конференция/выставка (даются пояснения к полю 330)

3. Содержание (не требует пояснений)

4. Связанные (дается пояснение к полю 488)

5.Технические требования (не требуют пояснения)

6. Регистрация посещений (дается описание полей и технологии работы)

7. Отчет (не требует пояснений)

8.Технология (дается описание ряда полей)

 

Большинство полей  не требуют дополнительных разъяснений. Ниже описываются отдельные поля, требующие особых правил заполнения

 

Особые правила заполнения отдельных полей

 

Страница 1. «Общее описание мероприятия»

содержит поля: Название, Персона (первичная ответственность), Коды, Даты, Время, Место, Статус, Аннотация, Ответственный

 

972: Название

Поле 972 («Название») может не потребовать дополнительной корректировки, если создано в Оперативном Режиме (ОР) по кнопке «Новая запись» из записи «План». В противном случае, если запись Мероприятия вводится с клавиатуры, имеется возможность переноса данных из записи План. При заполнении этого поля открывается динамический справочник – меню, который формируется «на лету» и представляет собой перечень П/п (полей 330)  в записи План в форме «^A<Название>^0<№ П/п>». В запись мероприятия в поле 972 (^A и ^0) вводятся данные из отмеченного повторения поля 330, включая № П/п). Но эту связь  можно использовать только после того, как будет установлена связь с соответствующей записью План (см. закладку «Связанные»). Следует помнить, что «№ П/п» в записи Мероприятия важен, поскольку он включен в формат ссылки, через которую осуществляется переход от П/п в записи Plan к записи Мероприятия Event

 

900: Коды

Поле 900 (Коды) Основные коды: Категория (вводится при переносе из записи План или из справочника), Вид (текстовое уточнение к коду Категории, вводится из справочника) и Характер.

 

Справочники Категории (900aKat.mnu) и Вида связаны между собой следующим образом: каждому коду Категории (VC-Встреча, VS-Выставка, KP-Кинопроект, KF-Конференция, KC-Концерт, LC-Лекция, ZZ-Другое) соответствуют свои справочники, имена которых имеют структуру «Tip<код>.mnu», где <код>- это код Категории. Так, для кода Категории VC справочник Вида - это TipVc.mnu, для кода категории LCTipLc.mnu и т.д. Такая связь имен справочников упрощает ввод: после того, как в запись введен код Категории, при вводе Вида сразу автоматически подается справочник видов, соответствующий введенной категории.

Примечание. При необходимости изменения справочников (добавлении, изменении кодов Категории) нужно обеспечить их связь со справочниками Видов Мероприятия.

 

Характер мероприятия (справочник 900cHr.mnu) связан с продолжительностью мероприятия.

Постоянное (несколько лет) - код P,

Длительное (в пределах года) - код D,

Краткосрочное (в пределах одного месяца) - код K

Однодневное - код R,

В рамках цикла мероприятий - код C

 

30: Даты

Поле 30 Даты, Соответственно кодам Характера мероприятия должны быть заполнены начальная и конечная даты мероприятия, а именно, «Конечная Дата» не заполняется для кода R и может не заполняться для кода P. Все даты вводятся в формате ГГГГММДД (часть ГГГГ – обязательна). При формировании выходных форматов и словарей даты мероприятия сравниваются с текущей датой.

 

997: Статус мероприятия

Поле 997 Статус мероприятия - справочник Статуса Stmer.mnu включает 3 значения:

- Мероприятие перенесено (код P) – код вводится с клавиатуры, новые даты нужно ввести в поле 30, а предыдущие (отмененные) даты нужно  ввести в предназначенное для этого подполе «первоначальная дата»; в подполе «Текст» можно описать причину переноса и т п..

- Мероприятие отменено (код O) – код вводится с клавиатуры, в подполе «Текст» можно ввести пояснения

- Мероприятие завершено (Код Z) код может быть введен автоматически при сохранении, если документ корректировался после окончания мероприятия,  либо с клавиатуры,  либо глобальной корректурой по заданию VstZ.gbl

 

Страница 2. «Встреча/Конференция/выставка»

содержит поля, более полно описывающие мероприятие (персоны, коллективы, примечания, дополнительные характеристики выставки (аналогично описанию выставки в БД КЗД))

Здесь важным является поле 330.

 

330: Выступления,  доклады, экспонаты выставки

Поле 330 «Выступления,  доклады, экспонаты выставки» (повторяющееся поле, аналог поля «Содержание/Оглавление» в БД ЭК, РЛ 330_mer.wss).

Кроме обычных ЭД, описывающих каждое повторение (авторы, название, внешний объект и др.), в поле введены следующие специфические элементы:

- «Вид выступления/экспоната» (справочники: для ввода - vv.mnu; для раскодирования в выходном формате в форме множественного числа – справочник vv_mn.mnu)

 

953: внутренний ресурс

- «№ поля 953 (внутренний ресурс)». Это позволяет «привязать» к каждому повторению поля 330 или отдельным его повторениям, кроме внешней ссылки, также и «внутренний» ресурс  (например, рисунок  и т. п.).

Это подполе необходимо заполнять в случае, когда в запись мероприятия вводится несколько полей 953 (внутренний ресурс – на закладке Технология), относящихся к разным повторениям  поля 330. При заполнении этого подполя открывается динамический справочник – меню, который формируется «на лету» и представляет собой перечень полей 953 в форме «№ повторения поля – Название ресурса»

В поле вводится № повторения поля 953, при этом последовательности повторений полей 953 и 330 произвольны, и часть повторений 330 поля могут и не иметь ссылки на внутренний ресурс

 

- «Формат показа внутреннего ресурса» (справочник-переключатель 330merJ.mnu). Этот ЭД определяет вариант представления внутреннего ресурса при выводе каждого повторения поля 330 (в виде графического ресурса, или в виде ссылки, или показ отключить совсем).

В тестовой БД в записи «Незнакомый Волошин» показаны оба эти варианта вывода поля 953 для 1-го и 3-го экспонатов выставки (повторений поля 330).

 

В поле 905 (страница Настройка) можно установить максимальное число повторений полей 330, при превышении которого данные выводятся в новом окне  (по умолчанию 10)

 

Страница 3. Содержание.

Здесь важным является поле 320.

 

320: Библиография

Поле 320 Библиография – как и в БД KZD, предоставлена возможность переносить в текущую запись описания книг и статей из других БД. Имя БД переноса должно быть прописано в параметре ini-файла EKP= (секция PRIVATE), и в директории этой БД должен находиться формат !320kzd.pft. По умолчанию, если БД не указана, берется БД IBIS. Отбор записей для переноса можно выполнять через словари авторов, коллективов и заглавий (отбор по одной записи). Есть также возможность выбрать за один раз все произведения одного автора, но это делается за два шага – при отборе берется только имя автора из словаря, а после сохранения записи – в нее включаются все его произведения (из БД переноса). Если работа автора – статься из оглавления сборника или журнала, вводится и краткое БО статьи, и краткое БО источника.

 

905: максимальное число повторений полей 320

В поле 905 (страница Настройка) можно установить максимальное число повторений полей 320, при превышении которого данные выводятся в новом окне  (по умолчанию 10)

 

Страница 4. Связанные.

 

488: Поле связи

Поле связи 488. В этом поле устанавливаются связи данного документа – Мероприятия с другими документами. Поле содержит четыре ЭД: Вид связи, Имя БД, где находится документ, с которым установлена связь, Название и Шифр документа в этой БД. Это могут быть записи в этой же БД, а также записи в других БД системы ИРБИС. В частности, устанавливается связь с записью Плана, к которому относится данное мероприятие.

Вид связи (Справочник 488mer.mnu) определяет коды:

-  Связь с записью в этой же БД (Код 1) – возможен ввод через словарь названий БД EVENT;

- Связь с записью "План мероприятий на ...месяц" (код 2) – ввод через словарь планов БД EVENT;

- Связь с записью в БД КЗД (код 3) – возможен ввод через словари названий, коллективов и персоналий БД KZD;

- Связь с записью в других БД (Код 0) – возможен ввод через словарь заглавий БД, определенной в параметре ini-файла EKP=; по умолчанию – это БД IBIS.

Если запись Мероприятия создавалась в Оперативном Режиме (ОР) по кнопке «Новая запись» из записи «План», то связь типа 2 создается автоматически.

Примечание. В поле 488 определяется связь с самОй записью Плана, но не с конкретным Пунктом плана (связь с пунктом Плана устанавливается через дополнительный ЭД – «№ П/п» - (см. выше поле 972^0).

 

Страница 5. Технические требования

содержит поля 230 и 239, аналогично БД ЭК. Поле 230 повторяющееся, отдельно могут вводиться данные для Организатора и Удаленного посетителя (определяется в справочнике 230x.mnu). Дополнительно на этой странице введены поля «Лицензия» и «Контакты».

 

Страница 6. Регистрация посещений.

Эта страница предназначена для интерактивного учета посещений мероприятия. Предполагается, что имея открытую запись мероприятия, сотрудник общается с посетителями и может регистрировать их непосредственно в  Оперативном Режиме (ОР) – либо по одному, либо группу.

 

 

При нажатии кнопки «Читатель» в открывающийся опросный лист нужно ввести идентификатор читателя (через словарь), в запись он вводится вместе с датой посещения в поле 90, которое повторяется для каждого посещения зарегистрированного читателя.

При нажатии кнопки «Группа» в опросном листе нужно ввести число посетителей в группе и идентификатор группы (класс, школа, …- вводится из справочника ChGr.mnu). В запись данные о группе вводятся в повторяющееся поле 40.

При нажатии кнопки «Гость» в зависимости от того, сколько человек одновременно пришло, нужно либо оставить в опросном листе число «1», либо исправить его на число одновременно пришедшей неорганизованной группы гостей. Эти данные вводятся в запись в поле 41, которое повторяется для каждой новой даты. При регистрации неорганизованных посетителей для текущей даты формируется  единственное повторение поля, в которое приписывается число посетителей и сразу считается общее число пришедших на эту дату.

 

В формате просмотра показывается число посетителей текущего дня и общее число посетивших данное мероприятие.

Примечание 1 При показе записей .со статусом «завершенные» или «планируемые» ОР «Регистрация посещений» не  активен.

Примечание 2. Если у Пользователя организационно принимается решение об отделении регистрации посещений от ввода/корректировки БД, можно для этого  рабочего места использовать отдельное решение: отдельный РЛ Reg.ws (модификация РЛ Event, в которой сведения о посетителях вынесено на первую страницу), а все остальные поля записи  расположены на закладке. «Добавочные». В этом случае. в параметрах ini-файле для места регистрации необходимо прописать: FmtMnu=Fmt31_reg.mnu, WsOpt=Ws31_reg.opt и Operhintpft= Оperhint_reg. pft

 

Страница 7. Технология

содержит поля Настройка, Шифр документа, внутренний и Внешний объекты .

 

905: Настройка

Поле  905 Настройка. В этом поле можно управлять форматом просмотра записи мероприятия, а именно:

- нужно ли выводить в формат просмотра ЭД: Технические требования (поле 230), Контакты (поле ,709), Доклады, выступления, Экспонаты.(поле 330)  и Библиография (поле320).

- максимальное число повторений полей 330 и 320, при превышении которого данные выводятся в новом окне

 

951: Внешний объект

Поле  951 Внешний объект.- поле, повторяющееся; заполняется, если данные относятся к документу в целом (заполнение по общим правилам ЭК). Если внешний объект относится к отдельным повторениям поля 330, оно прописывается в этом поле

 

953: Внутренний ресурс

Поле  953 Внутренний ресурс.- поле повторяющееся; заполняется по общим правилам ЭК. Если отдельные повторения ресурсы относятся к разным повторениям поля 330 (доклады, экспонаты…), то в поле 330 указывается порядковый номер соответствующего поля 953. В этом случае ресурс выводится в формате просмотра непосредственно со «своим» полем; в противном случае все повторения поля 953 выводятся в конце формата.

 

Оперативные Режимы при работе с документом Мероприятия,

 

кроме описанной выше работы на странице «Регистрация посещений», есть переход к записи Плана.

По кнопке «к Плану» выполняется перенос № П/п из поля 972^0 в поле 932 записи Плана, и в результате в записи Плана запрашиваемая строка оказывается выделенной.

 

 

 

Примечание Переход к записи Плана может быть и по ссылке, но выделения запрашиваемой строки в этом варианте нет.

 

Поисковые словари

Поисковые словари связаны с текущей датой:

Текущие мероприятия (Названия)

Мероприятия текущего месяца (Даты)

До окончания осталось (дней)

Завершается сегодня (Названия)

Мероприятие - Открытие (Даты)

Завершенные мероприятия (названия и даты)

Планируемые мероприятия (названия и даты)

 

Для того, чтобы подобные словари были корректны относительно текущей даты, необходима ежедневная их актуализация - ежедневное (ночное, начиная с 00 часов) создание словаря заново.

 

 Внимание:

Для того чтобы подобные словари были корректны относительно текущей даты, необходима ежедневная их актуализация - ежедневное (ночное, начиная с 00 часов) создание словаря заново.

 

Как и в других БД ЭК, формируются словари Названий, Лиц, Коллективов, тематики, ключевых слов. Дополнительно формируются словари Категории, Вида, характера и статуса Мероприятий Есть словари Планов (записи Планов) и Докладов/Выступлений/Экспонатов (из поля 330 записи Event)

 

ПРИЛОЖЕНИЕ. Таблица

Справочники-меню, специфические для БД EVENT

П/п

Имя

Назначение

1.

109avs.mnu

Содержание (выставка)

2.

109cvs.mnu

Полнота раскрытия фонда (выставка)

3.

109dvs.mnu

Вид (выставка)

4.

109evs.mnu

Экспонаты (выставка)

5.

109kvs.mnu

Конструктивные особенности (выставка)

6.

109svs.mnu

Статус (выставка)

7.

200e.mnu

 

8.

210mer.mnu

Место проведения мероприятия

9.

230x.mnu

Пользователь: Организатор/Удаленный пользователь

10.

330merJ.mnu

Вид показа внутреннего ресурса (изображение в тексте или ссылка)

11.

488mer.mnu

Вид связи

12.

702vs.mnu

Функция персоны (автор…).  Имеются отличия от общего справочника

13.

900aKat.mnu

Категория мероприятия

14.

900cHr.mnu

Характер мероприятия

15.

900fFn.mnu

Финансирование

16.

900pSd.mnu

Степень доступности

17.

920.mnu

Имя РЛ

18.

ChGr.mnu

Организованная группа посетителей

19.

Gmd.mnu

Служебный файл (используется в форматах просмотра)

20.

org.mnu

Сторонние организации

21.

otd.mnu

Отдел, ответственный за проведение мероприятия

22.

StMer.mnu

Статус мероприятия

23.

tema.mnu

Тематика (код)

24.

TipKC.mnu

Виды мероприятий категории KC (Концерт)

25.

TipKF.mnu

Виды мероприятий категории KF (Конференция)

26.

TipKP.mnu

Виды мероприятий категории KP (Кинопроект)

27.

TipLC.mnu

Виды мероприятий категории LC (Лекция)

28.

TipVC.mnu

Виды мероприятий категории VC (Встреча)

29.

TipVS.mnu

Виды мероприятий категории VS (Выставка)

30.

TipZZ.mnu

Виды мероприятий категории ZZ (Другое)

31.

Vv.mnu

Вид выступления / Экспоната

32.

Vv_mn.mnu

Служебный файл (используется в форматах просмотра)

 


См. также:

Установка и настройка системы

Информационное обеспечение