Регистрация новых поступлений

Navigation:  АРМы > Инструкция Каталогизатора > ВВОД/КОРРЕКТУРА ДАННЫХ > ПЕРИОДИЧЕСКИЕ ИЗДАНИЯ > Регистрация новых поступлений

В этом разделе:

Этапы регистрации новых поступлений

ЭД для регистрации

Завершение регистрации номера издания

 

Регистрация новых поступлений номеров (выпусков) журнала является очередным этапом обработки ПИ, проводится путем ввода данных в документ-журнал (БО) с последующим автоматическим переносом этих данных в отдельную для каждого номера запись.

Для эффективности работы рекомендуется предварительно рассортировать поступившие на регистрацию номера по наименованиям журнала.

 

 

Этап работы (РЖ), ФИО, Номер КСУ, Номер акта, которые автоматически будут вводиться в каждый новый документ – регистрируемый номер издания;

Примечание:

 

выбрать вид поиска ЗАГЛАВИЕ - ЖУРНАЛЫ, найти нужное заглавие (или вид поиска ШИФР и найти нужный шифр журнала) и вызвать документ на корректировку (дважды «щелкнув» по выделенному термину или «перетащив» его в область коротких описаний или в область рабочего листа); на корректуру подается найденный журнал (БО) в форме РЛ «!RPJ51» (модификация РЛ «ОJ51»), в котором регистрационные данные для ввода представлены на первой странице – см. выше Таблицу 1;

 

вводить его как новый документ;

 

ввести (изменить) год и том, если они не соответствуют сохраненным в документе после предыдущей регистрации, и «Сохранить» документ – поле «Сведения об экземплярах» актуализируется для введенного года (см. пояснения, приведенных ниже в этом разделе);

 

(см. пояснения ниже по тексту) – в окне просмотра появится информация об уже полученных выпусках за данный год и сведения о заказанных на данный подписной период экземплярах; система автоматически проводит сверку на дублетность и не позволяет повторно ввести идентичное значение год/том/номер/номер комплекта;

 

(выпуска) или группы номеров с полностью идентичными данными. При этом:

•учитывайте пояснения и рекомендации, приведенные ниже в этом разделе;

•обращайте внимание на случаи несовпадения данных, представленных в окне просмотра, которые соответствуют заказу и автоматически вводятся в запись регистрируемого номера, и его реальных данных; в этом случае актуальные данные нужно вводить явным образом. (Так, например, может измениться первый пункт технологического пути, или место хранения отдельного выпуска, например, целиком посвященного определенной теме, или электронный носитель);

 

– в окне просмотра можно видеть результаты кумуляции регистрируемых номеров;

•при необходимости регистрации следующего номера того же издания - продолжить работу; при этом на странице РЛ для ввода ОСТАВЛЕНЫ сведения о годе и томе предыдущего номера и восстановлены исходные сведения о заказанных экземплярах;

•зарегистрировать все номера данного журнала и завершить работу с ним, переходя к следующему документу;

•перейти к регистрации номеров следующего наименования, начиная с поиска журнала.

 

Если к полученному номеру журнала имеется и приложение, которое будет храниться и выдаваться читателю отдельно  от основного выпуска, регистрации подлежат обе единицы.

При этом:

•при регистрации основного выпуска нужно указать в ЭД «931: Дополнения к номеру, Начальный номер в году…», что к нему имеется приложение (текстовое примечание и указание физического носителя приложения, включая данные электронного ресурса);

•при регистрации приложения обозначение его номера следует выбрать из меню, подключенному к ЭД «936: Номер, Часть…» и приписать к нему номер основного выпуска и заполнить поле «939: Приложение к номеру (хранится отдельно)»;

•остальные данные заполняются без различий.

 

При регистрации номера (выпуска) вводятся следующие ЭД:

 

Год, Том (если есть). Если год, сохраненный в документе после предыдущей регистрации, не соответствует году новой (предстоящей) регистрации, то необходимо:

•ввести новое значение года в поле “934: Год»;

•нажать кнопку «Сохранить», после чего в поле «910: Сведения об экземплярах» будут введены данные, соответствующие заказу на введенный год (переносятся из поля «901: Сведения о заказанных экземплярах» на странице «Технология», если есть);

 

Номер выпуска; при этом:

•сдвоенные, строенные и т.д. номера одного года записываются через «/», например, 3/5/6/7 в поле «936: Номер…»;

•выпуски, объединенные за 2 и более лет (например, 1999 (№3,4), 2000(№№ 1,2,3,4), 2001(№№ 1,2,3)), регистрируются по номеру выпуска первого года (1999 №3/4), т. е. поля 934 и 936 заполняются для первого года, а данные выпусков следующих лет вводятся в повторяющееся по году поле «930: Объединенные номера за другой год».

•при всех остальных идентичных данных регистрируемых номеров можно вводить интервал непрерывных номеров (разделенных дефисом), или перечень не непрерывных номеров (разделяемых запятыми), или комбинацию повторений всех вариантов;

•при регистрации Подшивок особенности;

 

Сведения об экземплярах:

•Статус экземпляра – поступившим экземплярам поставить статус «0» для экземпляров, выдаваемых читателю, или «C» для экземпляров филиалов ЦБС, которые могут быть выданы только в филиале, или статус «U», если периодика выписывается в таком количестве как, например, учебники в ВУЗе (остальные будут переноситься как заказанные);

•Дата – только для экземпляров со статусом «C» или «U» (ЦБС или БИУ), как признак их поступления, или если дата должна отличаться от текущей, которая вводится автоматически;

•Число экземпляров (ЦБС/ВУЗ) – ввести число реально полученных экземпляров;

•Номер экземпляра (комплекта) – если не было сведений о заказе, вводить обязательно; при регистрации Подшивок особенности (инвентарный номер «подшивки»);

•Штрих-код экземпляра (если есть); при задании интервала номеров штрих-код не вводить, поскольку он будет переноситься в записи всех номеров, что приведет к ошибке при контроле на дублетность;

•Номер записи КСУ (если не установлено по кнопке «Настройка»);

•Цена и валюта (если не руб.) – только для дополнительного выпуска или если не введены сведения о заказе; цена должна быть указана явным образом – либо введенным значением пробела « » (если дополнительный выпуск не меняет стоимости подписки), либо указанием его цены (если он оплачивается дополнительно к заказу); во всех остальных случаях цена каждого номера автоматически вводится в соответствии с подпиской на данный период, а цена приложений, хранящихся отдельно, знаком пробела (без цены);

•Остальные ЭД («Место хранения», «Канал поступления», «Цена экземпляра», «Валюта») переносятся автоматически из полей «901: Сведения о заказанных экземплярах» (видны в окне просмотра), поэтому ввод данных требуется только в том случае, когда эти данные нужно изменить.

 

Примечание:

 

Технологический путь журнала. В интегрированной технологии поле формируется автоматически (данные переносятся из поля «Сведения о заказанных экземплярах», ставится текущая дата и код статуса «8»), поэтому ввод данных требуется только в том случае, когда эти данные нужно изменить (первые пункты технологического пути каждого экземпляра, которые будут переноситься в запись, показаны в окне просмотра);

 

Примечания о наличии в номере библиографии и указателя;

 

Приложение к номеру (вид нетрадиционного носителя вводится через меню). Поле заполняется при регистрации Приложения к номеру (выпуску) на нетрадиционном носителе (например, МД, CD-ROM, и др.), которое хранится отдельно от печатного издания. Соответственно введенному виду носителя при создании отдельной записи на Приложение, в нее будут введены сведения о шифре, месте хранения и технологическом пути (из поля «Приложение к номеру СИ» на странице «Физические характеристики», которое должно быть заполнено до начала регистрации для каждого из имеющихся у издания отдельно хранящихся нестандартных приложений);

 

Дополнения к номеру:

•Валовый номер (вводится при сложной или нечисловой нумерации), определяет порядковый номер выпуска согласно периодичности. Например, при периодичности «ежемесячно», номеру «апрель» соответсвует валовый номер «4». Используется в задаче определения непоступивших выпусков;

•Начальный номер в году (вводится для изданий с продолжающейся нумерацией) – вводится однократно при получении первого выпуска; если введен «Начальный номер», валовые номера для каждого выпуска заполнять не нужно – они будут определяться автоматически;

•Дополнение к номеру (например, дата выхода номера газеты и др.), которое при просмотре присоединяется к номеру (в скобках) и в таком же виде переносится в сведения об источнике, в котором опубликована статья; при регистрации «Подшивки» - интервал вошедших в нее номеров;

•Примечания к номеру (текст), например, о посвящении номера одной проблеме или о наличии приложения, или о кумулятивном выпуске за разные годы и пр.;

•Примечание: номер имеет отдельно хранящееся приложение на другом носителе (вид носителя вводится через меню) – при регистрации номера (выпуска) здесь вводятся только сведения о наличии такого Приложения к нему (порядок регистрации самого Приложения описан выше – поле «Приложение к номеру…»).

•Объем и вид электронного ресурса (когда журнал является электронным ресурсом), если  данные регистрируемого выпуска отличаются от общих данных (введенных в записи БО), которые автоматически переносятся в это поле;

•Сведения о статьях, опубликованных в номере (вводится выборочно или полностью по оглавлению); организационно можно разделить процессы регистрации новых поступлений (оперативный режим) и ввода данных об интересных статьях номера (см. п. 5.2.3 - корректура документа-номера журнала); авторов и ключевые слова можно вводить с использованием словаря.

 

При завершении регистрации одного номера издания (основного выпуска или хранящегося отдельно приложения к нему), или каждого номера из введенного интервала система ИРБИС выполняет следующие операции:

 

перенося в него конкретные данные о зарегистрированном номере:

•уникальный шифр документа - отдельного номера журнала: за основу берется шифр издания в целом (введенный каталогизатором или созданный автоматически), который наращивается нумерационными выходными данными выпуска в формате: <Общая часть шифра> / <Год> / <Том> / <Номер>;

•сведения об экземплярах,

•если журнал является электронным ресурсом, то переносятся

•«Количественные характеристики» из поля «Дополнения к номеру»;

•«Вид и объем ресурса» и «Примечания» - из записи БО, как общие данные. Если данные конкретного выпуска отличаются от общих, то их нужно откорректировать в новой созданной записи (см. ниже п. 5.2.3);

•сведения о пунктах технологического пути экземпляров (для основного выпуска и приложения к нему).

Примечание:

 

•дополнительные данные к номеру – текстовое примечание переносится в том виде, как оно было введено, дополнительно формируются валовый шифр (для журналов с нестандартной или продолжающейся нумерацией – см. выше) и частные шифры на второй и третий номера сдвоенного/строенного выпуска (одного года) для облегчения их поиска в словаре шифров;

•сведения о наличии библиографии,

•сведения о приложении на нестандартном носителе:

•при регистрации основного выпуска – лишь информация о наличии отдельно хранящегося приложения к нему;

•при регистрации приложения на другом носителе, отдельно хранящегося от основного выпуска, – шифр его и вся остальная информация;

•оглавление (статьи номера).

 

В документе-журнале (БО издания) кумулирует (объединяет в интервал) сведения о регистрации очередного номера с данными о предшествующих поступлениях номеров соответствующего тома за соответствующий год (кумулированные данные хранятся в виде интервала номеров для каждого года/тома). Одновременно осуществляется кумуляция валовых номеров.

 

Далее необходимо проверить корректность кумуляции зарегистрированного номера; при наличии ошибки - перейти на последнюю страницу и вручную откорректировать повторение поля «Кумулированные сведения о поступлениях журнала», соответствующее <году/тому> зарегистрированного номера.

 

---

См. также:

Регистрация «Подшивок» газет и журналов

ОБРАБОТКА ПЕРИОДИЧЕСКИХ ИЗДАНИЙ