|
Ввод новых периодических изданий |
|
Ввод новых периодических изданий |
|
  
|
||
В этом разделе:
Составление БО
Ввод специфических для периодики ЭД:
923: Серия, подсерия, раздел подсерии…
215: Количественные характеристики СИ на нетрадиционном носителе
904: Шифр приложения к номеру СИ
901: Сведения о заказанных экземплярах
938: Сведения о заказах поквартальные
Является начальным этапом обработки ПИ.
Составление библиографического описания |
проводится непосредственно по впервые полученному выпуску (номеру), de visu; одновременно вводятся сведения о первом поступлении выпуска (нескольких выпусков). Работа состоит из следующих этапов:
•выбрать РЛ для описания периодического издания - «ОJ51» или «OJ»(ниспадающее меню РЛ);
•последовательно вводить ЭД БО на 4-х первых страницах РЛ с учетом общих правил и специфики заполнения полей, вызывая вложенные РЛ (если есть кнопка расширенных средств ввода) и следя за формированием библиографического описания в просмотровом окне; для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу <F1>;
•ввести сведения о заказе (подписке) издания на текущий период, если эти данные НЕ переносятся из БД комплектования на странице «Технология» (поля 901 и 938);
•при первом вводе СИ желательно оценить характер нумерации его и для СИ с продолжающейся нумерацией указать начальный номер первого выпуска в году подписки в поле;
•далее (стр.5) ввод данных о первом поступлении, который можно выполнять и в отдельном режиме регистрации, аналогичен описанному.
ЭД библиографического описания для сериальных (периодических) изданий, общие с ЭД других видов описаний, вводятся по общим правилам с учетом рекомендаций.
Ввод специфических для периодики ЭД |
Ниже даются пояснения и рекомендации по вводу специфических для периодики ЭД.
для СИ имеет особенно важное значение, поскольку им определяется связь всех номеров (выпусков) издания.
Если при работе по традиционной технологии в библиотеке не используется система шифровки журналов и/или газет, то при переходе на автоматизированную обработку предлагается присваивать изданию шифр, состоящий из первой буквы первого слова заглавия и порядкового номера (сквозного для этой буквы). Для упрощения работы по присвоению шифров по предлагаемому варианту, при вводе ЭД «Шифр» после нажатия кнопки расширенных средств ввода (или клавиши <F2>) каталогизатору предоставляется словарь шифров, по которому можно определить уже введенный ранее в БД максимальный номер для буквы, соответствующей заглавию обрабатываемого издания; кроме того, ЭД «Шифр» проверяется на дублетность. Если ЭД «Шифр» останется незаполненным, ИРБИС автоматически присваивает документам шифр, состоящий из первой буквы первого слова заглавия и случайного шестизначного числа. В любом случае введенный в документе шифр никогда НЕ ДОЛЖЕН КОРРЕКТИРОВАТЬСЯ.
Примечание 1:
Если издание выходит по сериям или подсериям, причем нумерация выпусков в каждой серии (подсерии) ведется самостоятельно, то в БД вводятся записи на каждую «нижнюю» единицу издания.
Так, например, если издание имеет 2 серии, каждая из которых имеет по 2 подсерии, то в БД нужно ввести всего 4 документа. Все они будут иметь одинаковое Общее заглавие, а в неповторяющемся поле «923: Серия, подсерия, раздел подсерии…» в каждом документе будут введены данные об его серии и подсерии (при этом подсерии у всех записей будут оригинальные, а серии попарно будут совпадать). Шифры всех 4-х документов в БД, естественно, должны быть оригинальными.
Если дополнительно подсерия выходит по разделам (например, Реферативные журналы), то вводится еще и третий уровень деления с соблюдением изложенных общих принципов.
В словарь заглавий из каждого документа будут включены как полные заглавия (вместе с введенными данными о серии, подсерии и их разделов), так и самостоятельно заглавие каждой отдельной единицы.
Если вместе с отдельными (или всеми) номерами сериального издания приходит (или создается на месте) одно или несколько приложений на других носителях (например, микрофильм или CD-ROM), которые хранятся отдельно и должны быть отдельно зарегистрированы, рекомендуется заполнить поле «904: Приложения к номеру СИ».
Поле повторяется для разных приложений (разных видов носителей) и содержит следующие данные, если они отличаются от данных основных выпусков, к которым относится приложение: Шифр, Вид носителя, Место хранения, Примечание (свободная информация, например, о содержании приложения), Технологический путь - до 5 этапов. Ввод данных в это поле существенно облегчит процесс регистрации приложения – достаточно будет указать (с использованием меню) лишь вид носителя, и вся информация будет автоматически перенесена в запись регистрируемого номера из данного поля.
Примечание 2:
Если журнал является электронным ресурсом, заполняются данные, общие для всех выпусков – это поля «Вид и объем ресурса», «Количественные характеристики» и «Примечания к электронному ресурсу». Эти данные переносятся в записи каждого регистрируемого выпуска и при необходимости могут быть там изменены.
Данные о заказанных экземплярах |
вводятся в два поля:
Поле содержит информацию об экземплярах:
•год заказа,
•номер и статус экземпляра (комплекта),
•число экземпляров (комплектов), заказанных для библиотек сети и подразделений ВУЗ(БИУ),
•место хранения,
•технологический путь (пункты, которые должен «обойти» каждый номер соответствующего экземпляра издания до его поступления по месту хранения - допускается до 5 пунктов для каждого экземпляра),
•начальный номер выпуска в году для изданий с продолжающейся нумерацией.
Поле повторяется для каждого экземпляра для каждого года подписки или периода подписки уже имеющегося года, если заказ данного периода отличается от предыдущего периода того же года. При передаче сведений из БД комплектования все данные в поле, кроме ЭД «Начальный № в году» (для изданий с продолжающейся нумерацией) формируются автоматически, в противном случае данные нужно вводить при вводе описания журнала и корректировать или дополнять их для каждого нового подписного года или периода при указанном выше условии.
Рекомендуется в начале нового подписного года удалять повторения полей с информацией о подписке комплектов, для которых получены все номера (полный комплект). Остающиеся в записи данные о заказах, еще не полностью выполненных, необходимы при получении «отставших» номеров (отметим, что сведения о поступлении номеров по комплектам собираются в полях кумуляции).
Поле содержит одинаковые для всех экземпляров данные, которые могут изменяться с каждым новым периодом подписки:
•период подписки,
•число номеров (выпусков) за период,
•первый и последний порядковые (валовые) номера выпусков за период подписки,
•общая цена заказа,
•цена одного номера,
•обозначение валюты,
•годовая периодичность - код и число.
При передаче сведений из БД комплектования все данные в поле формируются автоматически, в противном случае нужно обязательно вводить некоторые из них, в частности, цену выпуска, наличие которой будет необходимо в дальнейшем при выполнении процесса «Списание журналов».
Поле повторяется для каждого периода подписки (год, полугодие, квартал).
Рекомендуется в начале нового подписного периода удалять повторения полей с информацией о периоде подписки, для которого получены все экземпляры (полные комплекты), с тем, чтобы в записи оставались только данные о периодах подписки, еще не полностью «закрытых».
См. также:
Специфические ЭД, относящиеся к разным видам описания
ОБРАБОТКА ПЕРИОДИЧЕСКИХ ИЗДАНИЙ
