Ввод описаний однотомных изданий |
Ввод новых описаний однотомных изданий состоит из следующих этапов:
•установить по кнопке «Настройка» значения следующих ЭД (на закладке «фиксированные параметры»): Этап работы, ФИО, Номер КСУ, Номер акта, которые автоматически будут вводиться в каждый документ в соответствующие поля;
•выбрать подрежим ввода НОВЫЙ / MFN;
•в ниспадающем меню РЛ выбрать рабочий лист ввода данных в соответствии с традиционной методикой составления библиографической записи: PAZK (описание под индивидуальным или коллективным автором либо под заглавием) или PVK (описание под временным коллективным автором (труды конференций...));
•ввести данные, общие для группы документов (если такие имеются)
•ограниченное по времени сохранение данных
•ИРБИС32 - нажать кнопку «По умолчанию» — во всех документах, которые будут вводиться как новые в установленном РЛ, эти значения будут присутствовать изначально (до смены РЛ и завершения сеанса работы);
•ИРБИС32, ИРБИС64 – отметить поля, общие для группы записей, копировать их в буферную запись (правая кнопка мыши) и затем вставлять их в другие документы, эти значения будут сохраняться в буферной записи до завершения сеанса работы.
•Неограниченное по времени сохранение данных - ИРБИС32, ИРБИС64:
установить по кнопке «Настройка» значения (на закладке «Произвольные параметры»); параметров может быть не более 9; действуют они в течение всех сеансов работы до тех пор, пока не будут установлены другие значения. Произвольные параметры используются при вводе следующим образом: нажатие комбинации клавиш <Alt>-N (где N - 1,2,…9) приводит к вставке соответствующего значения в поле или подполе. Нажатие комбинации клавиш <Alt>-0 приводит к появлению списка всех произвольных параметров, из которого можно явно выбрать необходимое значение.
•последовательно заполнять страницы выбранного РЛ с учетом общих правил и специфики заполнения полей, вызывая вложенные РЛ, используя расширенные средства ввода и просматривая документ в выходном формате. Для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу <F1>. Использовать вспомогательные средства: <F5> или виртуальная клавиатура - ввод нестандартных символов; <F6> - конверсия данных латиница/кириллица и переключение языка английский/русский; <F7> - конверсия регистра
•завершить работу с документом – кнопка СОХРАНИТЬ.
Первая страница - данные для автоматической сверки на дублетность; этот контроль введен для предупреждения случайного повторного ввода БО одной и той же книги в электронный каталог. Если в результате проверки в электронном каталоге обнаруживается идентичный документ (появляются соответствующее сообщение, «свертка» найденного документа и его номер в БД), система блокирует выход из поля (контроль запрещающий).
В этом случае нужно поступить следующим образом:
•удалить или изменить данные в поле, после которого проводится проверка (например, число страниц),
•«опустошить» документ и вводить сведения о другой книге,
•сведения о получении нового экземпляра дублетной книги ввести в режиме корректуры по результатам поиска или по указанному номеру.
Примечание:
Для сверки на дублетность достаточно записывать только краткие данные (соответственно указаниям в РЛ), чтобы в случае, если запись окажется дублетной, напрасно выполненной работы было бы меньше. |
Если документ не дублетный (вводится впервые), перейти к следующей странице и вводить данные с учетом указанных выше особенностей для отдельных полей.
По мере ввода данных в окне полного описания меняется (наполняется) отображение документа в оптимизированном формате просмотра соответственно виду документа (книга или журнал или номер журнала).
Перед переходом на 3-ю и последующие страницы рекомендуется просматривать документ для оценки правильности введенных к этому моменту данных (как с точки зрения грамматики, так и в части составления БО). Смотреть документ рекомендуется либо в формате БО (оптимизированный формат), либо (если это требуется) в формате Комплекта каталожных карточек (смена формата – ниспадающее меню ФОРМАТ).
Завершив ввод всех данных, можно вывести на печать Каталожные карточки .
Сообщения об ошибках, выдаваемые программой, в основном, имеют характер предупреждения и не ведут к блокировке ввода, но при появлении сообщения нужно его проанализировать и, по возможности, устранить.
При обнаружении ошибок можно листать страницы РЛ вперед и назад либо переходить скачком на нужный лист по соответствующим Страницам; исправления можно вносить, не вызывая вложенных РЛ.
По мере ввода следующих полей рекомендуется выполнять «Предварительное сохранение» документа с последующей корректировкой сформированных данных:
•при вводе полей, в которых автоматически формируются и/или пополняются ЭД «Сведения об ответственности», такие как
«922: 2-я и последующие статьи сборника без общего заглавия»,
«454: Оригинал переводного издания»,
«481: Приплетенные издания»,
«330: Содержание» - для корректировки типа ввода константы «Редкол. в сост: », изменения падежей фамилий, замены полного имени инициалами и др.;
•при вводе в ЭД «Сведения об экземплярах» статуса «R» для «размножения» экземпляров; после сохранения размноженные экземпляры будут присутствовать в записи; корректировки типа ввода штрих-кодов и других данных, специфических для разных экземпляров.
См. также:
Некоторые особенности, связанные с работой
ПОЛУЧЕНИЕ КАТАЛОЖНЫХ КАРТОЧЕК В РЕЖИМЕ «ПЕЧАТЬ КК»