Приложение 1. Состав элементов описания документов в БД комплектования(АРМ Комплектатор) |
Книга |
Документ Книга содержит следующие данные:
•Элементы Данных (ЭД) БО одного издания—единицы заказа (однотомного издания, тома многотомника или нескольких томов, заказываемых как одно целое (при поступлении издания его БО будет откорректировано каталогизатором)),
•сведения о заказе (организация, в которую направлен заказ, номер и дата заказа, общее число заказанных и полученных экземпляров),
•сведения о заказе/поступлении экземпляров (место хранения экземпляра (филиал, отделение), факт получения (статус экземпляра), инвентарный номер, а также идентификатор партии книг, в которой поступил данный экземпляр (им служит номер записи в КСУ и номер акта Инвентарного учета (ИУ))).
Периодическое издание |
Документ Периодическое издание содержит следующие данные:
•краткие ЭД БО периодического или сериального издания (журналов, газет и других изданий, все выпуски которых выходят нумерованными и не имеют частных заглавий) и кодированную информацию (вид издания и периодичность);
•сведения о подписке его на очередной подписной период (квартал, полугодие, год): подписной индекс (с учетом использованного каталога), цена комплекта (в рублях или валюте) и доставки на подписной период, число экземпляров, заказываемых по каждому адресу для различных подразделений (филиалов, отделений);
•сведения о подписке издания за прежние подписные периоды;
•сведения о подписке издания в комплекте с другими изданиями.
Организация |
Документ Организация содержит следующие данные:
•реквизиты издающих, распространяющих и книготорговых организаций, в которые направляется заказ на книги;
Заказ |
Документ Заказ содержит следующие данные:
•сведения о предварительном заказе книг в данной организации;
•сведения о переговорах, предшествующих оформлению заказа;
•сведения об исполнении заказа (при этом отслеживаются только данные об общем числе заказанных и полученных экземпляров и соответствующих суммах, а сведения об отдельных экземплярах (их направления, факт получения и инвентарные номера) отслеживаются в документе-книге);
После ввода сведений о заказе во все заказываемые БО, суммарная запись автоматически пополняется сведениями о количестве заказанных наименований и экземпляров. В случае несовпадения вычисленных и введенных данных, в окне просмотра будет выдано соответствующее сообщение.
Адресат подписки |
Документ Адресат подписки (адресат заказа на подписку) содержит следующие данные:
•код, наименование подразделения (филиала, отделения), используемые как поисковые признаки документа—АДРЕСАТА ПОДПИСКИ;
•краткие и полные данные адреса (куда) и адресата (кому), используемые непосредственно при подготовке выходной формы — абонементной карточки (соответственно для частей АБОНЕМЕНТ и ДОСТАВОЧНАЯ КАРТОЧКА); они вводятся как повторяющиеся поля соответствующей длины.
Запись КСУ поступлений |
Документ Запись КСУ поступлений содержит следующие данные для партии документов (книг, журналов), поступившей от источника:
•номер записи в КСУ поступлений (последовательные номера в пределах года присваиваются с помощью системы ИРБИС);
•номер акта (при использовании в Библиотеке индивидуального актового учета); последовательные номера присваиваются также с помощью системы ИРБИС; при этом переменная часть номера должна начинаться либо после буквы, либо после символа «/», либо номер должен состоять только из цифр (в частности, может быть применена структура идентичная КСУ, либо по типу «А1998/24»); возможен вариант, когда одной партии (одному номеру КСУ) соответствует несколько актов ИУ;
•дата записи (дата поступления партии книг), она автоматически будет перенесена в данные для соответствующих экземпляров книг;
•сведения из сопроводительного документа (его номер, источник комплектования (код организации), число наименований и общее число поступивших экземпляров книг, сумма).
После ввода в БД сведений обо всех экземплярах из поступившей партии книг запись КСУ поступлений в режиме пополнения КСУ, пополняется сведениями о распределении партии книг по направлениям (число наименований, экземпляров и общая сумма по каждому виду литературы), по видам документов, разделам знаний, языкам основного текста.
Запись КСУ выбытия |
Документ Запись КСУ выбытия содержит следующие данные:
Сведения о выбытии партии книг(журналов) из какого—либо подразделения Библиотеки: |
•номер записи в КСУ выбытия (последовательности букв и цифр, образующих номера, структура которых определяется пользователем; они присваиваются с помощью системы ИРБИС);
•дата записи (дата выбытия партии книг (журналов)); вместе с номером записи в КСУ выбытия автоматически будет перенесена в данные для соответствующих экземпляров книг БД каталога;
•сведения из сопроводительного документа (его номер, причина списания, место хранения).
Сведения о передаче части книг (журналов) из партии выбытия в другие подразделения Библиотеки: |
•номер акта передачи (последовательные номера произвольной структуры, которая определяется пользователем, присваиваются с помощью системы ИРБИС); автоматически будет перенесен в данные для соответствующих экземпляров книг(журналов) БД ЭК;
•дата записи (дата передачи части книг(журналов) из партии выбытия).
•вид передачи(для журналов)
•старое место хранения журнала
•номера комплекта номера журнала
•новое место хранения(для книг)
•число передаваемых экземпляров
После ввода в БД каталога сведений о выбытии всех экземпляров книг (журналов) данной партии и передачи части из них в другие подразделения Библиотеки запись КСУ выбытия пополняется (специальной программой). В эту запись вводятся сведения о количестве наименований, экземпляров, сумме списания для подразделения Библиотеки, в котором зарегистрировано выбытие, о количестве наименований и экземпляров, переданных в другие подразделения, о количестве экземпляров, требующих доукомплектования, а также итоговые данные для книг(журналов), исключенных из фонда Библиотеки (число наименований и экземпляров, сумма).
Запись Итоговая КСУ |
Документ Запись Итоговая КСУ содержит следующие сведения:
•Дата, на которую подсчитываются данные состояния фонда. Имя итоговой КСУ произвольное, поле даты обязательно
•Источник комплектования в виде кода организации
План на ГОД |
Документ План на ГОД содержит следующие сведения:
•год
•плановые данные комплектования по любым периодам времени данного года (месяц, квартал, полугодие, год);
•образ выходной формы (таблицы), причем наполнение (образ) формы каждый Пользователь может определить самостоятельно.
На основе данной записи Пользователь может получать выходные табличные формы типа «План-отчет» за любой указанный период времени, в котором данные плана (из записи) будут автоматически сравниваться с реальными данными выполнения (по записям КСУ).
Итоговая запись подписки |
Документ Итоговая запись подписки содержит следующие сведения:
•распределения наименований, комплектов и экземпляров изданий, подписанных на последний период, по адресатам подписки, полученные в результате пополнения записи КСУ
В каждой из задач комплектатора (заказ, поступление, выбытие, подписка,) в области ПОИСК можно найти документы по словарям, соответствующим каждой из задач (в БД комплектования или в БД каталога), просмотреть их, просмотреть связанные записи и передать отмеченные записи на дальнейшую обработку — корректуру, печать, перенос в БД каталога и другие специальные функции.
См. также: