Ввод элементов библиографического описания

Navigation:  АРМы > АРМ Комплектатор > Поступление > Мастер поступления > Страницы Мастера поступления > Ввод элементов библиографического описания

Первая страница рабочего листа (РЛ) предназначена для исключения повторного (дублетного) ввода документа. При этом используется алгоритм автоматической свертки текста. Дублетная запись определяется одновременно по БД комплектования и по БД каталога. Имена БД каталога (до 3-х БД одновременно) указывается в параметрическом файле в параметрах: DBEK1, DBEK2, DBEK3.

 

Свертка формируется по следующему алгоритму:

 

то в сверке участвуют элементы данных (ЭД):

•Год издания (две последние цифры);

•ISBN;

•Заглавие серии (первые буквы каждого слова, начиная с конца);

•Номер выпуска в серии (начиная с первой цифры);

•объем документа (число страниц или других единиц измерения).

 

но есть собственное заглавие, то в сверке участвуют следующие элементы:

•Год  издания (две последние цифры),

•первые 9 символов фамилии автора — заголовка описания;

•номера тома, выпуска и части (начиная с их цифровых частей и до конца, а при отсутствии в них цифровой части – полные данные);

•объем документа (число страниц или других единиц измерения).

 

Обязательность других элементов, участвующих в процессе сверки на дублетность, системой не контролируется, НО при их отсутствии (например, неизвестен объем документа) нельзя быть уверенным в том, что документ вводится в БД впервые. Поэтому в случае, когда при вводе документа в систему комплектатору известно заглавие книги, но неизвестны другие ЭД, участвующие в сверке на дублетность, рекомендуется предварительно провести в БД поиск по заглавию, убедиться в том, что книги с таким заглавием нет совсем, либо это другое издание, либо — дублет.

Если система определяет и выдает сообщение о том, что вводимый документ является дублетом (то есть вводится в БД повторно), то вместо введенных данных тут же на 1-й странице РЛ можно заполнять данные для другого (нового) документа, а выявленный дублетный, имеющийся в БД, нужно пополнить новыми сведениями в режиме корректуры. Чтобы свести к минимуму информацию, которая теряется при выявлении дублетности, можно вводить только краткие данные в соответствии с указаниями в РЛ, а на следующих страницах РЛ дополнить их.

 

При вводе нужно обратить внимание на следующие элементы данных:

 

(моноиздание, многотомник, серия и т.п.

Вводится с помощью меню) должен заполняться обязательно, поскольку он участвует в выходных таблицах «Распределение партии книг по видам и направлениям»;

 

Можно не вводить для традиционного печатного издания, но необходимо определить его для других видов (например, для нот, картографических или аудио/видеоматериалов и т.п.)

 

Является обязательным, его наличие контролируется автоматически. При вводе общего заглавия многотомного издания типа «Собрание сочинений», нужно ввести признак «нехарактерного заглавия»; в этом случае в словарь заглавие будет выводиться вместе с автором.

 

Могут заполняться путем переноса их из словаря БД в тех случаях, когда эти данные уже были введены в БД в других документах. Введенные в документ,  они используются при автоматическом формировании ЭД «Сведения об ответственности» или пополнения его, если этот ЭД был заполнен ранее;

 

Могут заполняться путем переноса их из словаря БД в тех случаях, когда эти данные уже были введены в БД в других документах.

 

Является важным ЭД системы. Если Библиотека применяет систему УНИКАЛЬНЫХ расстановочных шифров, то этот ЭД заполняется при вводе.

 

Если Библиотека применяет расстановочные шифры, построенные на основе индексов УДК (или ББК, или индексов оригинальной внутрибиблиотечной классификации) и «Авторского знака», то при сохранении документа ШИФР и Авторский знак будут формироваться автоматически. Это будет выполняться в том случае, когда «Шифр документа в БД» не введен в документ, а хотя бы одно из полей УДК, ББК, Индекс другой классификации или Ситематический шифр заполнено,

Если пользователь не применяет авторского знака при формировании расстановочных шифров, то он должен установить признак отмены для автоматического формирования авторского знака (в ORG.MNU в параметре «9» поставить значение «1»),

Если же Библиотека не применяет никакой системы шифровки, то в этом случае поле шифра также создается автоматически, но шифр не несет семантической нагрузки, поскольку формируется генератором случайных чисел.

 

Этот ЭД является обязательным, заполняется автоматически.

 

Описание ЭКЗЕМПЛЯРОВ выполняется на странице «Сведения о заказах, экземплярах».

 

Если был отмечен номер заказа, то данные о заказе сразу отобразятся в поле 62. В этом поле следует поставить количество поступивших по данному КСУ экземпляров.

 

Данные о поступивших экземплярах вводятся в поле 910, а именно:

 

При индивидуальном описании экземпляра код статуса полученного экземпляра – «0»

Код статуса «C» используется при обработке данных ЦБС в том случае, когда экземпляры, полученные для сети, не выдаются из Центрального ЭК, а лишь отражаются  в нем общим числом. При этом в каталогах Библиотек сети они представляются индивидуально и выдаются читателям. В выходном документе «Инвентарный список» эти экземпляры не отражаются, но в сведениях об итоговых поступлениях за определенный период учитываются.

Код статуса «U» используется при обработке экземпляров безынвентарного учета в том случае, когда полученные экземпляры выдаются читателю без определения конкретного экземпляра. При этом в записи Центрального ЭК они отражаются лишь общим числом под одним идентификатором.

Для статусов «C» и «U» число полученных экземпляров указывается в ЭД «Число экземпляров», а в ЭД «Инвентарный номер» может быть указан ГРУППОВОЙ Инвентарный номер (в случае, если таковой применяется пользователем).

Код статуса «R», временный (до сохранения документа). Используется для размножения экземпляров.

 

 

Вводится с использованием аппарата «максимальных номеров»; достаточно перенести из словаря указанное в нем значение, которое на единицу больше последнего введенного номера.

 

Значение следует выбирать из справочника, который был создан (откорректирован) в начале работы. Следует проконтролировать содержимое справочника MHRVN! Т.к. экземпляр, имеющий место хранения из этого справочника, не отображается в окне полного описания.

 

 

 

Для экземпляров, цена которых отличается от общей, цена вводится в поле конкретного экземпляра

 

Если все издание – на баланс, а данный экземпляр, например, подарен

 

После завершения ввода/корректировки следует нажать кнопку «Сохранить», запись будет сохранена в БД.

При сохранении записи автоматически вводятся элементы описания, если они не были введены вручную:

•дата ввода (текущая дата)

•текущий номер КСУ

•текущий номер акта

•текущий номер суммарного заказа

Если сохранялось описание по заказу, то данные о количестве полученных экземпляров обновляют данные в самой записи заказа.

 

Обновление выполняется специальным пакетным заданием с именем

 

SumEkzToSZ=SumEkzToSZ.gbl.

Оно запускается при двойном щелчке по странице дерева заказов или при выходе из мастера заказов.

Можно перейти к следующей или предыдущей записи, если отмечено несколько.

Можно воспользоваться кнопкой «Новая запись из текущей». Если текущая БД не в БД комплектования, то она преобразуется по таблице FstCopyFromCatCat=kpm.fst и подается на корректировку. В случае БД комплектования запись подается без преобразования.

 

Созданная новая запись будет являться дублем, поэтому ФЛК выдаст сообщение о дублетной записи и новая запись (дубль) будет удалена. Ее надо восстановить, удалить поле «Шифр документа в БД» (метка 903) и исправить другие поля, которые отличают новую запись от исходной. Поле экземпляров для записи каталога будет заменено экземплярами со статусом заказанных.

 

---

См. также:

Размножение экземпляров технология

Максимальный инвентарный номер