В этом разделе:

Под КНИГОЙ в системе понимается однотомное, многотомное, продолжающееся или серийное издание, для которого БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ (БО) составляется на каждую отдельно изданную единицу (печатную или другого типа – например, ноты, грампластинки и т.п.).

Ввод новых документов

Составление БО проводится непосредственно по книге, de visu. Для эффективности работы рекомендуется предварительно рассортировать порцию книг, подготовленных для ввода, по видам издания (однотомные/многотомные) и видам описания, чтобы лишний раз не проводить смены РЛ и в полной мере использовать режим «Установить значения по умолчанию» (см. ниже).

Для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу <F1>.

Использовать вспомогательные средства:

<F5> - ввод нестандартных символов (только в ИРБИС32, в ИРБИС64 – виртуальная клавиатура);

<F6> - конверсия данных латиница/кириллица и переключение языка английский/русский;

<F7> - конверсия регистра

Ввод новых документов подразделяется на:

Ввод описаний однотомных изданий

Ввод описаний томов многотомных изданий

Корректура документов

Исправление грамматических и других ошибок, пополнение документов данными о новых поступлениях (экземплярах) и другие подобные действия выполняются в режиме корректуры документов. Вызов документа на корректировку осуществляется либо заданием номера записи (в окошке НОВЫЙ), либо по РЕЗУЛЬТАТАМ ПОИСКА (корректура предварительно найденных документов), либо ОТМЕЧЕННЫХ (корректура документов, отмеченных при просмотре результатов поиска). В любом варианте нет необходимости явно определять РЛ, поскольку при корректировке документа-КНИГИ он автоматически подается в соответствии с Кодом РЛ, введенным в документ (в меню он определяется как оптимизированный); при необходимости он может быть изменен.

Примечание 1:

Сведения о новых экземплярах (доукомплектование) переносятся в записи БД каталога автоматически из БД комплектования;

списание отдельных экземпляров из БД каталога осуществляется также через АРМ «Комплектатор»;

проверка фонда проводится в АРМе «Комплектатор» (основной вариант) или в АРМе «Каталогизатор» (дополнительный вариант).

«Размножение» ошибки

В процессе работы может случиться ситуация, при которой произойдет «размножение» ошибки - например, заглавие общей части многотомного издания, введенное с грамматической ошибкой в один документ, затем переносится при копировании во все другие документы этого издания; к такому же результату может привести ввод через словарь наименования КА или ВКА, или заглавия серии, или предметных рубрик и т.п., если они первоначально были введены в документ с ошибкой. Кроме того, может возникнуть необходимость изменения какого-то ЭД в описаниях всех томов издания в связи, например, с переименованием города, коллектива и т.п.

Во всех этих и подобных им случаях при обнаружении ошибки (возможно, случайном) необходимо обеспечить корректуру всех «связанных» документов в БД электронного каталога. Это можно сделать, проведя корректуру по результатам поиска, причем для поиска нужно задать общий для всех документов набор ЭД, например, заглавие общей части (в томах с частным заглавием при монографическом описании оно выбирается в поисковый словарь из области серии БО, а при сводном описании — из области общей части БО). Корректуру такого вида целесообразно проводить в режиме Глобальной корректировки документов.

Просмотр словарей

Последовательно просматривая (листания) словари, специалист (каталогизатор, библиограф) легко определит два (или более) рядом стоящие различные написания одного и того же значения поискового термина. Поэтому рекомендуется периодически просматривать словари авторов, заглавий, коллективов, ключевых слов и др. с целью выявления ошибок.

Исправление ошибок, выявленных по словарю, может быть проведено в режиме «Корректировка по словарю» – для тех словарей, у которых активна с таким названием.

Исправление ошибок состоит из следующих этапов:

•установить курсор на термин словаря, требующий корректировки, (при просмотре термина «полностью» (по нажатию правой кнопки мыши) можно определить ошибку в той его части, которая не попадает на обычный просмотр);

•нажать кнопку-ярлык корректировки по словарю – в окне показываются «Заменяемое значение», не подлежащее корректировке (в формате с подполями, на полную длину с возможностью использования скроллинга), и «Заменяющее значение», которое нужно откорректировать;

•нажать кнопку ВЫПОЛНИТЬ;

•просмотреть Протокол корректировки документов, содержащий сведения об откорректированных терминах словаря.

В протоколе может присутствовать сообщение «Нет поля/данных для корректировки». Оно может появиться в следующей ситуации:

Один и тот же термин словаря может быть представлен в документе в разных формах, так, например, авторы в разных полях присутствуют либо вместе с инициалами или полным именем, либо раздельно, а в словаре они представлены в единой форме.

«Заменяемое значение» выбирается из первого документа, поданного на корректуру по результатам поиска, в том формате, в каком оно присутствует в этом документе, и сообщения в протоколе относятся к тем документам, в которых формат заменяемых данных отличается от того, который был подан на корректировку. В этом случае в словаре остается некоторое число неисправленных терминов, которые могут быть откорректированы в следующем сеансе с другим форматом «Заменяемого значения» (он будет подан из первого из оставшихся не откорректированными документами).

Заимствование для ввода

Используя взаимодействие между ресурсами разных библиотек, в ИРБИС можно вводить в электронный каталог записи, созданные в других библиотеках.

Самое простейшее средство – это ИМПОРТ полученных файлов в коммуникативных форматах RUSMARC, UNIMARC, USMARC (требуется переформатирование по соответствующей таблице) или в формате ИРБИС (без переформатирования).

Другой вариант - непосредственное заимствование готовых библиографических описаний из внешних (корпоративных) ресурсов других библиотек через Интернет.

Возможны варианты:

•режим ИМПОРТ ИЗ ЛИБНЕТ обеспечивает непосредственное заимствование (импорт) готовых библиографических описаний из корпоративного каталога ЛИБНЕТ, включая поиск и просмотр в БД (для работы с ЛИБНЕТ требуются определенные договорные отношения с этой организацией).

•режим ИМПОРТ из Z -ресурсов обеспечивает поиск в мировых библиографических ресурсах, доступных по протоколу Z39.50, и непосредственное заимствование (импорт) найденных записей. Доступ по этому протоколу предоставляют все крупнейшие библиотеки мира, в том числе российские - Российская государственная библиотека, ГПНТБ России, ВГБИЛ, БЕН и другие.

•режим ИМПОРТ из Web-ИРБИС обеспечивает поиск и заимствование готовых библиографических описаний из БД ИРБИС других библиотек, т.е. ресурсов, доступ к которым осуществляется на основе Web-ИРБИС. Режим позволяет всем пользователям системы ИРБИС организовывать корпоративную работу между собой, т.е. вести непосредственное (онлайновое) заимствование записей друг у друга.

Используя эту технологию, ГПНТБ России, как пользователь системы ИРБИС, предоставляет всем остальным пользователям ИРБИС возможность вести свободное, т.е. бесплатное, заимствование из всех своих ресурсов, выставленных в Интернет.

Примечание 2:

Заимствование из БД ИРБИС осуществляется без переформатирования, что позволяет сохранять все дополнительные коды и некоторые дополнительные сведения, отсутствующие в других форматах.

АРМ КНИГОВЫДАЧА для ввода в БД ЭК

В режиме «ВЫДАЧА без ЭК» можно пополнять ЭК по мере спрашиваемости книг с привлечением сотрудников книговыдачи - фиксировать выдачу книг, отсутствующих в Электронном Каталоге путем ввода кратких сведений о них непосредственно в запись читателя с автоматическим созданием новой записи БО в БД ЭК.

Для ввода данных предлагается опросный лист; проводится ФЛК и сверка на дублетность по ЭД БО c БД электронного каталога.

При этом:

•если имя БД ЭК, в которую будет введено новое БО, не задано, по умолчанию принимается IBIS; при создании пользователем своих БД ЭК, необходимо их внести в справочник DBNAM3.MNU в БД RDR или скопировать это меню из директории DATAI;

•если не задан ЭД «Код вида док-та», по умолчанию принимается моноиздание, при этом перед кодом автоматически добавляются два символа «!!», чтобы отличить эти БО, требующие последующей доработки, от вводимых в ЭК по стандартной технологии;

•в контроле на присутствие вновь вводимого БО в заданной БД ЭК участвуют следующие обязательные ЭД:

•1-й автор (если есть),

•заглавие; для многотомного издания, имеющего нехарактерное заглавие (типа «Собрание сочинений»), должен быть введен соответствующий признак;

•№ тома для многотомного издания;

•год издания,

•число страниц,

•полочный шифр и инвентарный № выдаваемого экземпляра – также обязательные ЭД (проверяются на наличие и на дублетность);

•если выдается экземпляр группового учета, вводится номер УК и общее число экземпрляров на УК, а в БД ЭК в этом случае формируется поле экземпляра со статусом «U»;

•если не введены ЭД «Дата выдачи» и «Дата поступления экземпляра», автоматически вводится текущая дата;

•если не введена «Дата предполагаемого возврата», автоматически вводится дата, отличающаяся от текущей даты на 20 (в формате ГГГГММДД);

•сигналом каталогизатору о том, что в БД ЭК введено новое БО, которое требует дополнительной обработки, является появление в словаре «Вид издания» термина «!!»; чтобы удалить этот термин, нужно откорректировать ЭД «Код вида док-та».

См. также:

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ