Сведения об экземплярах (Страница РЛ «Экземпляры»)

Navigation:  АРМы > Инструкция Каталогизатора > ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ПОЛЕЙ > ЭД общие для всех видов описания  (РЛ) > Сведения об экземплярах (Страница РЛ «Экземпляры»)

В этом разделе:

Описание заполнения поля 910

«Размножение экземпляров»

Данные по Книгообеспеченности

Данные по проверке фонда

 

 

Поле повторяющееся; каждое повторение определяет сведения:

•об одном экземпляре издания, хранящемся в одном подразделении по системе индивидуального учета или заказанном для него (ЭД «Статус» может принимать любое из допустимых значений, кроме «C» и «U»), или

•о группе экземпляров издания, хранящихся в одном подразделении по системе безынвентарного учета, например, в вузовских библиотеках (ЭД «Статус» имеет значение «U») или

•о группе экземпляров издания, направленных в одну из библиотек ЦБС (ЭД «Статус» имеет значение «C»)

 

(вводится через меню) является обязательным во всех вариантах заполнения поля «Сведения об экземплярах» для заказанного или уже полученного экземпляра (единственное технологическое исключение – см ниже по тексту для статуса R).

При индивидуальном описании экземпляра код статуса полученного экземпляра – «0» (получен, свободен, может быть выдан читателю), а код статуса заказанного экземпляра – «2» (еще не поступал, ожидается). Коды статуса 3,4,5,6,8,9 говорят о том, что экземпляр не может быть выдан читателю (находится в переплете, утерян, списан, не дошел до места хранения, на бронеполке и др.); эти данные могут быть введены ответственным лицом (каталогизатором) путем корректуры документа. Коды статуса «0», «1», «4» и «9» (экземпляр свободен, выдан читателю, утерян, выдан не бронеполку) корректируются системой в процессе ведения задачи книговыдачи.

 

означает, что полученная для отдельной библиотеки ЦБС группа экземпляров, число которых указывается в специальном подполе, отражается в центральном электронном каталоге только общим числом экземпляров и не выдается читателю, в то время как в каталогах библиотек сети они представляются индивидуально и могут быть выданы; в выходном документе «Инвентарный список» эти экземпляры не отражаются, но в сведениях об итоговых поступлениях за определенный период времени учитываются.

 

означает, что полученная группа экземпляров, число которых указывается в специальном подполе, (например, при безынвентарном учете учебников в ВУЗе), отражается в электронном каталоге общим числом экземпляров. Выдача читателю производится при наличии свободных (еще не выданных) экземпляров без фиксирования его конкретного номера; число выданных экземпляров автоматически корректируется в специальном подполе в процессе ведения задачи книговыдачи. В выходном документе «Инвентарный список» и в сведениях об итоговых поступлениях за определенный период времени экземпляры учитываются общим числом.

 

Примечание 1:

 

временный (до сохранения документа), технологический, используется для облегчения ввода группы экземпляров, описываемых индивидуально и различающихся лишь последовательными инвентарными номерами (и/или штрих кодами) и местом хранения (остальные ЭД – номер партии (КСУ, акт), канал поступления, цена и дата ввода – у них одинаковы); число экземпляров и начальный номер номер задаются в ЭД «Инвентарный номер экземпляра» через разделительный знак «/» (например, 5/12567 – 5 экземпляров, начиная с номера 12567; начальный штрих-код вводится в соответствующем подполе).

 

Поля экземпляров со статусом «R» при «сохранении» документа автоматически «размножаются» соответственно указанному ЧИСЛУ таким образом, что в каждое из них вводятся:

•Статус 0;

•ЭД «Инвентарный номер» и/или Штрих-код, значение которого отличается от предыдущего на 1. При этом ПЕРВОМУ экземпляру присваивается инвентарный номер, значение которого либо равно заданному, либо равно 1 (при отсутствии заданного значения в поле со статусом «R» и отсутствии штрих-кода); начальное значение штрих-кода указывается в подполе штрих-кода

•В новые повторения вводятся инв. номера и/или ШК, увеличивающиеся на 1 в последнем (правом) разряде.

При этом:

•если введены начальные значения  инв. номера и штрих-кода, размножаются оба;

•если введен только штрих-код, в размноженные поля вводятся только ШК

•если ШК не введен, то в размноженные поля вводятся только инв. номера

•если начальный номер не указан, то размножение инв. номеров начинается с 1

•при одновременном вводе нескольких повторений поля 910 со статусом R, инв. номера и/или ШК присваиваются с продолжением

•Все остальные данные переносятся без изменения из поля, введенного со статусом «R».

 

Возможно применение технологии процесса «Размножение экземпляров», позволяющей вводить последовательные инвентарные номера экземпляров для разных мест их хранения:

•за одно обращение к справочнику путем группового ввода в повторяющиеся поля отбираются и вводятся в документ направления (места хранения) всех экземпляров; при этом статус может либо отсутствовать, либо быть равным «2» (заказан);

•вводится одно поле со статусом «R» (с указанием числа экземпляров и инвентарного номера первого из них) и всеми остальными ЭД, общими для всех размножаемых экземпляров;

•при сохранении документа размноженные по инвентарным номерам экземпляры объединяются с направлениями; «лишние» направления формируются как заказанные со статусом «2».

 

Примечание 2:

 

Структура инвентарного номера определяется пользователем и не контролируется системой.

 

 

Определение структуры и начального значения для автоматического ввода «последовательных» номеров, среди которых каждый следующий отличается от предыдущего на 1, производится по следующему алгоритму:

•для выделения из заданного начального номера изменяемой цифровой части система сканирует заданное значение, начиная справа, и определяет числовую часть его до первого встретившегося нецифрового символа (это – начальное цифровое значение инвентарного номера);

•сканирование продолжается далее (справа налево) для выделения неизменяемой части инвентарного номера (это текст между первым встретившимся нецифровым знаком и последним символом «/», за которым (слева) стоит число);

•если числовая часть справа отсутствует, считается, что начальный номер не задан и счет ведется с 1; при наличии неизменяемой части она включается в номер, изменяемая часть которого начинается с 1.

 

 

При централизованном комплектовании и централизованном ведении электронных каталогов для размножения экземпляров с одним инвентарным номером для разных библиотек сети можно использовать вариант последнего примера. При этом если введен ЭД «число экземпляров», в размноженных экземплярах вводится статус «С».

 

В один документ можно ввести подряд необходимое число повторений поля со статусом «R», например, для групп экземпляров, полученных по разным каналам или направляемых в разные места хранения с разной системой инвентарных номеров. При этом начальный номер (если он нужен) ставится только в первом из них или, соответственно, в тех группах, где не должно быть непрерывности.

 

При сохранении документа экземпляров индивидуального учета контролируется обязательность одного из ЭД: «Инвентарный номер» или «Штрих-код». Оба эти ЭД включаются в общий для них словарь и являются идентификатором экземпляра (используется в задачах книговыдачи); они проверяются на дублетность с ранее введенными значениями; при этом дублетный штрих-код системой не пропускается (запрещающий контроль), а дублетные инвентарные номера пропускаются (контроль диагностический). Уровень контроля может быть определен в настройке (на странице Технология или по кнопке).

Инвентарный номер можно вводить с использованием словаря «Инвентарные номера, сортированные», в котором (в отличие от общего словаря инвентарных номеров) длины цифровой части всех инвентарей выровнены до 8 цифр за счет ведущих пробелов. При задании в окне «Ключ» начальных символов искомого значения инвентарного номера, нужно пользоваться вводом ведущих (стоящих вначале) пробелов. При такой структуре словаря легко выйти на его окончание (или окончание части словаря), определив тем самым последний введенный инвентарный номер (это имеет смысл только при работе в АРМе «Каталогизатор», поскольку в АРМе «Комплектатор» работает другой аппарат определения последнего введенного инвентарного номера).

Штрих-коды при сохранении документа можно отсортировать по возрастанию их значений (указывается в настройке – только для конкретных документов на странице Технология; по умолчанию сортировка не проводится)

 

Экземпляр считается зарегистрированным, если присутствует ЭД «Дата поступления».

Дата является обязательным ЭД, поскольку в режимах, связанных с пересчетом цен (списание, проверка фонда) изменение цен выполняется относительно даты поступления. Если при вводе ретрофонда точную дату установить невозможно, целесообразно ввести приблизительную дату (например, исходя из даты выхода книги).

Текущая дата может быть введена автоматически при одновременном нажатии клавиш <Alt> и <Д(L)> в формате ГГГГММДД. Если дата не введена явным образом, то при сохранении документа она будет введена автоматически, а именно:

•поскольку дата поступления экземпляра должна соответствовать дате из записи КСУ (актуально при ретровводе), эта дата должна быть установлена в настройке;

•если в настройке дата не установлена, при сохранении документа вводится текущая дата.

 

вводится через справочник-меню (кодированная информация, специфическая для каждого пользователя).

ЭД «Место хранения» предполагает наличие в Библиотеке пользователя отделов или отделений; при этом предполагается, что в данном поле могут быть отражены заказанные (еще не полученные) экземпляры для определенных отделов. Сведения о полученных и заказанных экземплярах отражаются в формате выдачи. При выводе сведений об экземплярах в выходных документах из показа исключаются экземпляры «внутреннего пользования» - в соответствии со справочником - меню MHRVN.MNU

 

вводится через справочник-меню KP.MNU (кодированная информация, специфическая для каждого пользователя).

Если Коды каналов поступления (справочник KP.MNU) отличаются от кодов организаций-посредников заказа, используемых в БД комплектования, то при передаче книг из БД комплектования в БД ЭК производится автоматическая замена «Кода организации» на «Код канала поступления» в соответствии со справочником-меню соответствия кодов KPORG.MNU; этот справочник находится в БД комплектования.

 

целесообразно вводить, для тех экземпляров, цены которых отличаются от введенной в области кодированной информации (в поле ISBN).

 

вводится для тех мест хранения, в которых расстановочный шифр так же, как и основной, является систематическим, но имеет оригинальный индекс; этот индекс вводится в данный ЭД.

 

(«Номер записи КСУ», «Номер акта индивидуального учета») вводятся автоматически при сохранении документа; для этого они должны быть введены перед началом работы с партией полученных книг в настройке (на странице Технология или по кнопке), где они сохраняются до явного изменения.

При работе по интегрированной технологии системы ИРБИС оба номера «Идентификатора партии книг» создаются в АРМе «Комплектатор» и имеют определенную структуру, позволяющую вести аппарат «максимальных значений номера». В полной мере этот аппарат используется в АРМе «Комплектатор», но если работа по присвоению «Номера КСУ» и «Номера акта» осуществляется каталогизатором, то необходимо обеспечить соблюдение следующих принципиальных требований к структуре этих ЭД. Эти требования состоят в следующем: переменная часть номера должна начинаться либо после буквы, либо после символа «/», либо номер должен состоять только из цифр. Это соответствует системе нумерации записей в КСУ (сквозная в течение года, например, 1998/24), а для актовых номеров может быть применена структура, либо полностью идентичная КСУ, либо, например, по принципу А1998/24.

 

при этом нужно вводить данные с учетом следующего:

•специальное назначение фонда (СНФ) определяет экземпляры, предназначены для выделенной категории студентов; эти категории задаются в справочнике Naznac. mnu. Следует учитывать то, что при расчете коэффициента книгообеспеченности студентов учитывается число оригинальных значений СНФ, а именно:

•единственное значение (например, выделены экземпляры только для заочников) - расчет ведется для заочников («выделенных») и остальных в соответствии с их экземплярами и числами студентов,

•значений больше одного (например, выделены отдельно экземпляры для студентов заочного, дневного и вечернего отделений) - к каждому частному для «выделенной» категории делается добавка, учитывающая остальные экземпляры («непомеченные», например, экземпляры читальных залов) и общее число студентов.

•коэффициент многоразового использования - число, показывающее, сколько раз экземпляр(ы) используются в течение одного семестра (например, при обучении по циклам в медицинских ВУЗах).

 

в процессе выполнения режима проверки в АРМах Комплектатор или Каталогизатор:

•дата проверки вводится всегда – и при «полной», и «текущей» проверке, при повторной проверке дата предыдущей проверки заменяется;

•цена, дата ввода – только при «полной» проверке вводится «пересчитанная» цена, дата ввода заменяется на дату проверки, так что цена в поле экземпляра соответствует дате ввода (с этой ценой)

•число проверенных экземпляров БИУ,

•реальное место нахождения книги – вводится при любом режиме проверки, если в настройке установлен параметр «Проверяемый фонд» и МХР «проверенного» экземпляра с ним не совпадает.

 

(задача «Выбытие») и здесь не рассматриваются.

 

---