Некоторые особенности, связанные с работой в автоматизированной системе

Navigation:  АРМы > Инструкция Каталогизатора > ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ПОЛЕЙ >

Некоторые особенности, связанные с работой в автоматизированной системе

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

По Общим Правилам заполнения РЛ :

знаки препинания, определяющие области и элементы описания, ПЕРЕД элементом данных (ЭД) НЕ СТАВИТЬ;

после знаков препинания обязательно ставить пробел (они необходимы для верстки при просмотре документа на экране);

 

Упрощенный ввод

Следующие средства упрощают ввод, снижают вероятность возникновения ошибок, а также обеспечивают корректность возможных впоследствии различных преобразований или корректировки ЭД.

 

ВЛОЖЕННЫЕ рабочие листы для ввода

Часть данных (поля сложной структуры с подполями —  Приложение 0*) вводится через вложенные рабочие листы — о наличии такого РЛ свидетельствует кнопка расширенных средств ввода, появляющаяся при «активизации поля» (когда курсор стоит на поле и оно выделено цветом); при нажатии кнопки с тремя точками «…» (или клавиши <F2>) на экране появляется перечень всех возможных для этого поля ЭД; обязательного заполнения всех ЭД в поле не требуется.

 

Примечание 1:

В основном РЛ введенная информация представлена в виде подполей с разделителями

(символ «^» и буква, которые выделены цветом).

Эти служебные символы, необходимые для правильной работы системы, вводятся автоматически ПРИ ВЫХОДЕ ИЗ ВЛОЖЕННОГО РЛ;

поэтому НЕОБХОДИМО вводить данные с его использованием там, где появляется

кнопка - расширенных средств ввода.

Если пользователь начинает вводить данные без нажатия этой кнопки (или клавиши <F2>), вложенный РЛ открывается автоматически, но первым ЭД в нем не обязательно окажется тот, который уже введен, что потребует корректировки (переноса) данных.

Корректировать данные в поле можно и без вызова вложенного РЛ, обязательно сохраняя разделители подполей.

 

ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ поля для ввода

Часть данных вводится в виде повторяющихся полей простой или сложной (с подполями) структуры (например, сведения о нескольких экземплярах); признак повторяемости поля – наличие «1» в столбце «Номер» в РЛ. Каждое появление (повторение) имеет соответствующий номер. Для ввода нового повторения поля нужно щелкнуть по номеру того появления, за которым вы хотите поставить новое.

Ввод данных в повторяющиеся поля можно осуществлять и в другом, табличном, виде.

Для вызова этого режима требуется ДВАЖДЫ щелкнуть по тексту нужного поля в столбце «Название элемента» в РЛ или нажать <F2>.

В табличном виде каждое появление поля представляется одной строкой, а все его подполя располагаются по столбцам, имеющим заголовки.

Порядок ввода новых повторений поля аналогичен описанному выше, но удаление выделенного курсором появления поля легко осуществляется по кнопке «Удалить повторение поля».

Кроме того, можно легко вводить идентичные данные по столбцам – двойной щелчок по выделенному курсором подполю вызывает ввод в него значения из предшествующей строки этого же столбца.

 

МЕНЮ для ввода

Часть данных вводится с использованием меню или словаря текущей БД Электронного каталога (ЭК), или Авторитетных (Authority) файлов (внешних БД).

Когда во вложенном РЛ курсор устанавливается в подполе, для которого предусмотрено использование меню (кодовая информация), или словаря, появляется кнопка расширенных средств ввода; при нажатии этой кнопки или клавиши <F2> на экране появляется соответствующее меню или фрагмент словаря.

При работе с МЕНЮ, подведя курсор к нужному значению, сделайте его текущим (цвет меняется) и нажмите кнопку ВВОД (либо щелкните по нему мышкой ДВАЖДЫ) — информация из меню (код) будет перенесена в РЛ. Во многих меню можно использовать поле «ключ» для быстрого поиска нужного значения. Часть меню имеет древовидную структуру.

 

СЛОВАРЬ для ввода

При работе со СЛОВАРЕМ, также подведя курсор к нужному значению, сделайте его текущим (щелкните по нему мышкой) и нажмите кнопку ВВОД (либо щелкните по нему мышкой ДВАЖДЫ) — информация из словаря будет перенесена в РЛ. В окне «Ключ» можно задавать начальные буквы интересующего пользователя поискового термина;

 

ИРБИС32

Нажатие кнопки «Полностью» позволяет просмотреть значение термина полностью в том виде, в каком он будет перенесен в документ, и выбрать один из нескольких терминов, начальные значения которых совпадают, а различия видны только при просмотре термина ПОЛНОСТЬЮ.

 

Примечание 2:

Число развернутых продолжений при показе термина полностью определяется параметром

«MaxCont=»  ини-файла Irbisc.ini   (по умолчанию MaxCont=5).

 

 

ИРБИС64

Кнопка «Полностью» отсутствует – в открывающемся специальном словаре видны все различия между документами.

При работе с АВТОРИТЕТНЫМИ ФАЙЛАМИ, определив нужное значение, отметьте его (щелкните в окне мышкой), по кнопке ВВОД - информация будет перенесена в РЛ; в окне «Ключ» можно задавать начальные буквы интересующего пользователя поискового термина для немедленного скроллинга словаря; нажатие кнопки «Полностью» позволяет просмотреть полный текст авторитетной записи в виде пояснительного текста и в виде связанных терминов (связи типа «см.» и «см. также»), причем для переноса в документ можно отметить связанный (отсылочный) термин. Кнопка «Отобрано» показывает число отобранных к данному моменту терминов, нажатие этой кнопки дает их список. При работе с неповторяющимся ЭД отметить можно лишь один термин.

ЭД, которые можно вводить в РЛ с использованием Авторитетных файлов, вводятся в документ через отдельное подполе, в которое ПОСЛЕ переноса данных в соответствующие подполя (для авторов, коллективов, предметных рубрик) записывается Номер записи в использованном Авторитетном файле.

 

Примечание 3:

ИРБИС предоставляет пользователю лишь средства создания, ведения, приема (импорта) и использования готовых БД Авторитетных записей, но не сами БД.

 

«МУЛЬТИВВОД» (Групповая обработка)

При вводе однотипных данных можно использовать режим «МУЛЬТИВВОДА» (Групповой обработки), позволяющий при одном обращении к МЕНЮ или СЛОВАРЮ, или к Авторитетному файлу отметить и перенести в РЛ сразу нужное число терминов. В этом случае при работе со словарем или меню, или авторитетным файлом, подводя курсор к каждому из нужных значений, делайте отметки в соответствующем окошке и, завершив отбор, нажмите кнопку ВВОД.

При мультивводе в НЕПОВТОРЯЮЩЕЕСЯ поле

(например, ввод через словарь ЭД «Сведения об ответственности») между перенесенными однотипными данными автоматически проставляются разделительные знаки.

 

При использовании МУЛЬТИВВОДа в ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ поля

необходимо перейти в режим табличного ввода (<F3>), установить курсор на столбце соответствующего элемента (ввод через меню или словарь) и войти в режим мультиввода по <F3>.

При этом на каждое из перенесенных однотипных данных, отмеченных в окошках справочника/словаря, будет создано отдельное повторение поля, которое нужно дополнить другими ЭД.

 

КОПИРОВАНИЕ для ввода

При получении 2-го и последующих томов одного издания (описываемых под собственным заглавием или заголовком) имеется возможность копировать документ введенного ранее тома с последующей корректировкой скопированного документа и дополнения его оригинальной информацией:

Копирование в новый документ по результатам поиска,

Таблица 2.

 


См. также:

Копирование в новый документ по результатам поиска

Ввод с клавиатуры

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ПОЛЕЙ

Создание первоначального состояния и пополнение Авторитетных файлов

Приложение 0. Перечень элементов формата представления данных в ЭК и БД комплектования